海外で展示会を開催する方法とは？展示会を成功させるために気をつけるべきこととは？

少子高齢化や現在の円安により海外に進出することを目指し展示会を開催することがあるとおもいます。そうした中でどのように開催するのか、成功させるために気をつけなければならないことを知る必要があります。この記事ではそのようなことについて紹介します。

展示会を開催するために方法

まず、展示会を開催するために以下のようなことをする必要があります。

開催地の選定
会場の確保
運営体制の構築
出展募集と広報活動
輸送・通関手続き
会場設営と本番運営
撤去と次回に向けた検討

開催地の選定

まず開催地を決める必要があります。対象とする市場や業界、見込み来場者数、会場のキャパ・設備、アクセスの良さなど、様々な条件を総合的に検討します。会場の地域以外から来場者数が多くくると予想されている場合は大型宿泊施設が多く存在している地域、宿泊施設の近くなどの会場を選択することも考慮することも大切です。

会場の確保

会場によっては、6~12ヶ月後まで予約が埋まっている場合もあります。そのため、適切な会場を見つけた場合、早めに予約する必要があります。場所会場が決まれば、レイアウトを検討し、ブース配置、セミナールーム、休憩スペースなどを設計します。

運営体制の構築

主催者側で実行委員会や組織委員会などの運営体制を組織化します。会場設営、案内、登録、運営スタッフなどの人員配置計画も重要です。また、非常事態が起きた場合に備えて避難経路の設定、そうなった場合の担当なども決めることも必要です。

出展募集と広報活動

出展企業・団体を募集するとともに、来場者募集の広報活動を展開します。リーフレット・ポスター作成、DM発送、Web・SNSでの宣伝などを使用することで多くの企業や団体などに認知されることにもなります。

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輸送・通関手続き

出展物品の輸送手配と通関手続きを行います。展示会に使用する物品の証明書類の取得など、書類の準備も欠かせません。海外の場合、配送のために時間がかかる場合もあります。そのため、早めに行動することが大切になってきます。

会場設営と本番運営

会期前に会場に入り、ブース設営や機材・備品の納入、事前説明会の実施などを行います。会期中は受付・案内・運営に当たります。また、海外で展示会を開催するために、言語の問題が壁となります。その壁を乗り越えるため、現地の運営スタッフや邦訳機能を持った機種などを確保する必要があります。また、展示会を開催するために

撤去と次回に向けた検討

会場の原状復帰作業に加え、次回開催に向けた課題や改善点を検討・共有します。

出展者、来場者の皆さんに満足していただけるよう、開催地の選定から運営・広報・輸送など、すべてのプロセスに細心の注意を払う必要があります。現地の実情に精通した協力会社等を上手く活用することが大切になります。

展示会に成功させるために

海外での展示会開催は、新しい市場への進出や海外取引先との関係構築など、ビジネスにとって大きな機会となります。しかし、言語、文化、法規制の違いから、国内と比べて多くの準備が必要になります。成功するためには以下の点に気をつける必要があります。

目的と対象市場の明確化
展示会の選定
現地スタッフの確保
文化の違いへの配慮

目的と対象市場の明確化

まず、展示会の目的(新製品のPR、販路開拓、ブランディングなど)と対象市場を明確にすることが重要です。市場の特性を把握し、目標に合った展示会を選ぶ必要があります。

展示会の選定

多くの展示会が開催されているため、業界の主要展示会か、ターゲット層が集まる展示会かを事前に確認します。開催地の選定も重要で、現地スタッフのサポート体制や輸送の利便性なども考慮に入れましょう。

現地スタッフの確保

言語の壁を乗り越えるためには、現地の運営スタッフを雇うことが不可欠です。通訳や翻訳のほか、設営や撤去の手伝いも任せられます。

文化の違いへの配慮

海外で展覧会を開催する際に、言葉の壁に加え、商習慣や価値観の違いにも注意を払わなくてはなりません。場合によっては展覧会以外の国々からの来場者も来る可能性もあります。そのため、様々な国の人々との対応を考える必要があります。

海外展示会は多大な費用と手間がかかりますが、的確な準備と現地スタッフの支援を得ることで、新規顧客開拓や販路拡大に大きく貢献できるはずです。異文化への柔軟な対応力と綿密な事前準備が成功の鍵となります。

TicketMe について

TIcketMeは日本初のNFTチケットプラットフォームです。暗号資産を使わずに、日本円などを使用して取引ができます。TicetMeの特徴は、不正転売を防ぐことができる点と２時流通が起きた際に２次流通の1部が主催者に支払われる点です。これまでは転売されても主催者側にはメリットはありませんでしたが、TicketMeではメリットは少なからずあります。また、２次流通の価格上限を主催者側が設定できるため、チケットの代金の高騰を防ぐことも可能です。これまで、ホリプロや東宝、梅芸、パルコなどの大手企業も導入しています。

TicketMe 海外販売では、チケットを海外の人に向けての販売システムやその他サポートを提供します。以下のものが提供するものです。

訪日外国人への効果的なマーケティング
チケット販売のオンラインシステム/決済手段の提供
開催日における外国人向けオペレーションのサポート

（1）訪日外国人への効果的なマーケティング

イベント事業者には、海外への効果的なマーケティングを行う人材やノウハウを保有していないなど様々な問題を抱えていると思います。しかし、チケミーでは海外の提携メディアへの、完全成果報酬型広告の出稿等のプロモーション、世界各国の開発パートナーとの連携し、国や地域ににローカライズした上で共通在庫化された販売サイトの提供により、効果的に認知、告知をすることができます。また、完全報酬型であるため、インバウンドを取り込むためのマーケティング費用を最大限まで減らすことができます。

（2）チケット販売のオンラインシステム/決済手段の提供

国々によって人気な決済方法が違っており、イベント主催者が全ての決済方法を導入することは難しいです。TicketMe 海外販売では、訪日外国人でも利用しやすいオンラインチケット販売システムを提供することは勿論のこと、クレジットカードやPayPal、Alipayなど、訪日外国人から人気の高い決済手段も幅広く対応していく方針です。購入から入場まで一貫してオンラインで完結できるシステムのため、訪日外国人やイベント主催者側も両方が利便性の高いシステムを活用することができます。

（3）開催日における外国人向けオペレーションのサポート

イベント主催者にとって外国人の対応をすることが難しい場合があります。しかし、チケミーでは、外国人への対応ができる人材の派遣を行います。これにより、イベント主催者は、外国人参加者への対応にかかる負担を軽減し、安心してイベント運営を行うことができます。

導入の流れ

「TicketMe 海外販売」の導入は、以下の流れで進めることができます。

①事前登録

以下の事前登録用のページからお問い合わせしてください。

https://ticketme.co.jp/contact/oversea

②ご相談・カスタマイズ

事業主様、配券担当者様との初回ミーティングを通じて、お客様のニーズやイベントの特性を把握し、最適なサービスを提案いたします。具体的には以下の中からお客様に必要なものを組み合わせます。

・基本機能（電子チケット販売、外国人向け決済手段の提供、二次流通コントロール機能）
・イベント詳細内容の英語対応
・海外のチケミー提携メディアへの、完全成果報酬型広告の出稿等のプロモーション
・共通在庫化した上で、国や地域にローカライズされた販売サイトでの販売
・開催日における外国人向けオペレーションのサポート