イベント入場管理システム11選比較！特徴や導入するメリットなど解説！

イベント運営の効率化に頭を悩ませていませんか？長蛇の列や人為的ミス、煩雑なデータ管理など、入場管理の課題は尽きません。しかし、適切な入場管理システムを導入することで、これらの悩みを一気に解決できるのです。

本記事では、イベント入場管理システムの機能やメリット、選び方のポイントまで詳しく解説します。

イベント入場管理システムとは？

イベント入場管理システムは、主催者の運営効率を大きく向上させる強力なツールです。このシステムを導入することで、受付業務の負担軽減や来場者データの活用など、さまざまなメリットが得られます。

ここでは、システムの概要と主な特徴について詳しく見ていきましょう。

効率的な受付業務を実現する仕組み

入場管理システムの中核となるのが、効率的な受付業務を実現する仕組みです。従来の紙の名簿やチケットによる管理から脱却し、デジタル技術を活用することで、受付プロセスを大幅に簡略化します。

この仕組みの要となるのが、事前登録された参加者情報とQRコードやRFIDなどの識別技術の組み合わせです。参加者は専用のアプリや印刷されたQRコードを提示するだけで、瞬時に本人確認と入場処理が完了します。これにより、長蛇の列や待ち時間の問題が解消され、スムーズな入場フローが実現します。

さらに、システムはリアルタイムで入場状況を把握し、会場の収容人数管理や急な変更にも柔軟に対応できます。例えば、予想以上の来場者数に対して、追加の受付スタッフを配置したり、入場制限を設けたりすることが容易になります。

入場管理システムの主な機能は？

入場管理システムは、イベント運営を効率化するためのさまざまな機能を備えています。

ここでは、特に重要な3つの機能に焦点を当てて詳しく説明します。

QRコードによる迅速な受付処理

QRコードを使った受付処理は、入場管理システムの中核を成す機能です。この仕組みにより、従来の紙のチケットや名簿を使った方法と比べて、格段に速く正確な入場確認が可能になります。

具体的な流れとしては、まず参加者が事前に登録した情報をもとにQRコードが発行されます。このコードは専用アプリやメールで送られるほか、紙に印刷して持参することもできます。会場では、スタッフがスマートフォンやタブレット、専用の読み取り機でこのQRコードをスキャンするだけで、瞬時に参加者の確認と入場処理が完了することができます。

来場者情報のデータベース化

入場管理システムのもう一つの重要な機能が、来場者情報のデータベース化です。システムに登録された参加者の情報は、セキュアなクラウド環境で一元管理されます。

このデータベースには、氏名や連絡先などの基本情報だけでなく、参加者の属性や過去の参加履歴なども含まれます。これらの情報は、イベント中の様々な場面で活用できます。

さらに、イベント後の分析にも大きな威力を発揮します。参加者の傾向分析や、次回イベントの企画立案など、データに基づいた戦略的な意思決定が可能になります。もちろん、個人情報保護法に基づいた適切な管理と利用が前提となります。

リアルタイムな入退場管理

入場管理システムの3つ目の主要機能として、リアルタイムな入退場管理が挙げられます。この機能により、イベント主催者は会場の状況をリアルタイムで把握し、適切な対応を取ることができます。

システムは入場者数をリアルタイムでカウントし、現在の会場内の人数を正確に把握します。これにより、収容人数の管理が容易になり、安全性の確保にも役立ちます。また、特定のセッションや展示エリアの人気度も即座に分かるため、必要に応じて誘導や案内を調整できます。

退場管理も同様に重要です。参加者の滞在時間や動きのパターンを分析することで、次回のイベント設計に活かせる貴重な情報が得られることができます。また、緊急時の避難計画立案にも役立つでしょう。

入場管理システム導入のメリットとは？

入場管理システムを導入することで、イベント運営者は多くのメリットを享受できます。このシステムは単なる受付の自動化にとどまらず、イベント全体の質を向上させる重要な役割を果たします。

ここでは、主要なメリットについて詳しく見ていきましょう。

受付業務の大幅な効率化

入場管理システムの導入により、受付業務の効率が飛躍的に向上します。従来の紙ベースの受付と比べ、処理速度が格段に速くなり、待ち時間の大幅な削減が可能になります。

例えば、QRコードを使用した受付では、参加者がスマートフォンや印刷したチケットを提示するだけで、瞬時に入場処理が完了します。これにより、1人あたりの受付時間が数秒程度に短縮され、長蛇の列を解消できます。

また、複数の入口での同時処理や、ピーク時の柔軟な対応も可能になります。システムがクラウド上で一元管理されているため、どの入口からでも同じ情報にアクセスでき、スムーズな受付業務を実現できます。

人為的ミスの削減と正確性向上

入場管理システムの導入は、人為的ミスの削減と情報の正確性向上にも大きく貢献します。手作業による名簿確認や手書きの記録と比べ、デジタル化されたシステムは圧倒的に正確です。

例えば、同姓同名の参加者や、急な参加者の変更があった場合でも、システムは瞬時に正確な情報を提供します。これにより、誤った情報に基づく入場拒否や、不正入場を防ぐことができます。

また、リアルタイムで入場状況を把握できるため、予期せぬ事態にも迅速に対応できます。例えば、定員を超える参加者が来場した場合、システムが自動的に警告を発し、適切な対応を取ることができます。

来場者データの戦略的活用

入場管理システムの大きなメリットの一つが、来場者データの戦略的活用です。システムは参加者の情報を詳細に記録し、有用なデータとして蓄積します。

このデータを分析することで、参加者の傾向や行動パターンを把握できます。例えば、どの時間帯に入場者が集中したか、どのセッションが人気だったかなどの情報が得られます。これらの洞察は、次回のイベント企画や、マーケティング戦略の立案に活用できます。

さらに、参加者のプロフィール情報を活用することで、よりターゲットを絞ったコンテンツの提供や、パーソナライズされたフォローアップが可能になります。

運営コストを削減できる

入場管理システムの導入は、長期的に見て運営コストの削減にもつながります。人手に頼る従来の方式と比べ、システム化することで人件費を大幅に削減できます。

例えば、大規模イベントでは多くの受付スタッフが必要でしたが、システム導入により必要なスタッフ数を減らすことができます。また、事前準備や事後処理にかかる時間も短縮されるため、人件費の削減につながります。

加えて、紙の資料や名札の印刷コストも削減できます。デジタル化により、これらの物理的な資材が不要になるか、大幅に減少します。

さらに、データの正確性向上により、誤った情報に基づく対応や、トラブル対応にかかるコストも削減できます。長期的に見れば、システム導入の初期投資を上回る経済的メリットが得られることができます。

入場管理システムの選び方のポイント

入場管理システムを選ぶ際には、自社のニーズに合った最適なシステムを見つけることが重要です。

ここでは、システム選びの際に押さえるべき主要なポイントについて詳しく解説します。

イベント規模や種類に適した機能

入場管理システムを選ぶ際、最も重要なのは開催するイベントの規模や種類に適した機能を持っているかどうかです。小規模なセミナーと大規模な展示会では、必要とされる機能が大きく異なります。

例えば、数十人規模の社内セミナーであれば、シンプルなQRコード読み取り機能と基本的な参加者リスト管理機能があれば十分かもしれません。一方、数千人規模の展示会では、複数の入口での同時処理や、リアルタイムの入場者数管理、さらには会場内の動線分析機能なども必要になるでしょう。

また、有料イベントの場合は決済機能との連携が必要になります。オンラインとオフラインのハイブリッドイベントでは、両方の参加形態に対応できる機能が求められます。

使いやすさと操作性の重要性

システムの機能が充実していても、使いにくければ本来の効果を発揮できません。そのため、使いやすさと操作性は非常に重要な選択基準となります。

まず、直感的なユーザーインターフェースを持つシステムを選びましょう。複雑な操作手順や難解な専門用語が多用されているシステムは避けるべきです。特に、イベント当日に多くのスタッフが使用する場合、短時間での習得が可能な操作性が求められます。

また、モバイル対応も重要なポイントです。スマートフォンやタブレットで快適に操作できるシステムであれば、受付スタッフの動きが制限されず、柔軟な対応が可能になります。

さらに、カスタマイズ性も考慮すべき要素です。イベントごとに少しずつ異なる要件に対応できる柔軟性があるかどうかを確認しましょう。例えば、入場者情報の項目を自由に設定できたり、独自のバーコードや識別子を使用できたりするシステムが理想的です。

導入・運用コストの総合的な検討

システム選びにおいて、コストは避けて通れない重要な要素です。ただし、初期導入コストだけでなく、長期的な運用コストも含めた総合的な検討が必要です。

初期導入コストには、システムの購入またはライセンス料、必要なハードウェア（タブレットやQRコードリーダーなど）の購入費、そして導入時のトレーニング費用などが含まれます。これらの費用は一時的に高額になる可能性がありますが、長期的な効率化やコスト削減効果と比較して判断する必要があります。

運用コストには、月額または年額のライセンス料、保守費用、アップデート料金などが含まれます。また、大規模なイベントやカスタマイズが必要な場合の追加料金についても確認が必要です。

さらに、間接的なコストも考慮に入れましょう。例えば、システム導入による人件費の削減効果や、データ活用による収益向上の可能性なども、総合的なコスト評価に含めるべきです。

また、複数のベンダーの見積もりを比較し、機能とコストのバランスを慎重に検討することをおすすめします。単純に最も安価なシステムを選ぶのではなく、長期的な費用対効果を重視した選択が重要です。

おすすめのイベント管理システム11選

イベント業界の多様化に伴い、様々な特徴を持つ入場管理システムが登場しています。ここでは、イベント管理システムについて見ていきましょう。

チケミー

チケミーは、個人や小規模な団体でも簡単にQRコード電子チケット販売ができるサービスです。チケミーを使えば、自分で設定したチケット価格で、24時間いつでもどこでも日本は勿論のこと他のプレイガイドでは販売しにくい海外の人々にもオンラインでチケットを販売することができます。

チケミーの一番の特徴は、チケットが２次流通（リセール）された場合、売買された額の一部が主催者に支払われる点です。これまで非公式の転売サイトや公式サイトでチケットが売買された場合でも主催者側には還元されることはありませんでした。

チケミーでは2次流通がされるたびに、チケットを発行した主催者に定価との差額の5％～90%が還元されます。２次流通の金額は主催者側が設定できるため予想以上の高騰を防ぐことができます。

また、チケミーではNFTチケットを導入しているためデジタルコレクションとして新たな価値を加えることができます。そのためファンに向けたマーケティング施策やリピーターの獲得に使用できます。

チケミーの資料請求はこちらから！

Doorkeeper

Doorkeeperは、主にIT系のイベントやコミュニティイベントで人気の高いプラットフォームです。シンプルな機能と使いやすさが特徴で、特に技術系のミートアップやハッカソンなどのイベントで広く利用されています。

主な特徴として、簡単なイベント作成と管理機能、参加者とのコミュニケーションツール、多言語対応（日本語・英語）、APIを利用したカスタマイズ性の高さなどが挙げられます。また、コミュニティ運営者向けの特別プランも用意されており、定期的なイベント開催をサポートしています。

CLOUD PASS（クラパス）

CLOUD PASSは、大規模イベントや複数施設を持つ主催者に特に適した総合的なシステムです。チケット販売から入場管理、データ分析までをカバーする高機能なプラットフォームとして、多くの大型イベントで採用されています。

主な特徴として、施設やイベントの特性に合わせた高度なカスタマイズが可能であり、オンライン販売、現地販売、代理店販売など多様な販売方法に対応しています。また、収集したデータを活用した詳細な分析機能により、マーケティング戦略の立案をサポートし、リアルタイムでの入場状況確認や不正入場の防止機能も備えています。

Peatix

Peatixは、直感的で使いやすいインターフェースが特徴のイベント管理プラットフォームです。小規模から中規模のイベントに適しており、特に初めてイベントを主催する方にも使いやすいシステムとして人気があります。

主な特徴として、シンプルなイベント作成プロセスと管理ダッシュボード、SNSと連携したイベントの簡単な宣伝機能、QRコードを使用したスムーズな入場管理、モバイルアプリによる参加者とのコミュニケーション機能などが挙げられます。

価格設定は、参加費無料のイベントは完全無料で利用可能な無料プランがあり、有料イベントの場合はチケット価格の4.9% + 99円の手数料が発生します。コミュニティイベントやワークショップ、セミナーなど、比較的小規模なイベントに適しており、特に予算が限られている主催者や、手軽にイベント運営を始めたい方におすすめです。

EventHub

EventHubは、オンラインイベントに特化した機能を持つプラットフォームで、特にデータ活用に力を入れたい主催者に適しています。近年のデジタル化の加速に伴い、オンラインイベントの需要が高まる中で注目を集めているシステムです。

主な特徴として、カスタマイズ性の高いオンラインイベント開催機能、リアルタイムの参加者データ分析と行動トラッキング、外部マーケティングツールやCRMとの連携の容易さ、バーチャル展示会やネットワーキングイベントの開催支援などが挙げられます。

Eventory

Eventoryは、イベントの企画段階から終了後のフォローアップまでをカバーするオールインワンプラットフォームです。特に複数のイベントを定期的に開催する企業や団体に適しており、イベント運営の効率化と参加者データの統合管理を重視する主催者から高い評価を得ています。

主な特徴として、イベント企画、告知、申込管理、入場管理、アンケート収集までをワンストップで提供する点が挙げられます。また、BtoB・BtoCイベントの両方に対応した柔軟な機能設計、AIを活用した参加者マッチング機能、複数イベントの一括管理と横断的な分析が可能な点も大きな魅力です。

EXPOLINE

EXPOLINEは、オンラインイベントに特化したプラットフォームで、大規模カンファレンスや展示会にも対応可能な高機能システムです。バーチャル空間を活用した没入感のあるイベント体験を提供することで、オンラインイベントの新たな可能性を切り開いています。

主な特徴として、3Dバーチャル空間を活用した没入感のあるオンラインイベント体験、参加者の行動データをリアルタイムで可視化する詳細な分析機能、ウェビナー、商談、ネットワーキングなど多様なイベント形式への対応、外部マーケティングツールやCRMとのシームレスな連携などが挙げられます。

イーベ！

イーベ！は、イベントの告知から申込管理、当日の受付までをカバーする総合的なシステムで、特に中小規模のイベントに適しています。使いやすさとコストパフォーマンスの高さから、多くの主催者に支持されています。

主な特徴として、QRコードを使用した簡単でスピーディーな受付システム、申込者情報の一元管理と柔軟な検索・抽出機能、リマインダーメールによる来場促進効果と当日の混雑緩和、スマートフォンアプリによる簡単な受付操作などが挙げられます。

Q-PASS

Q-PASSは、主に展示会や大規模カンファレンス向けの高機能な入場管理システムです。特に、複数の入場ゲートを持つ大規模イベントでの利用に強みを持っています。

主な特徴として、高速で正確な入場処理能力、リアルタイムの入場者数管理、不正入場の防止機能、詳細な入場データの分析ツールなどが挙げられます。また、オフライン環境でも利用可能な機能を備えており、ネットワーク環境が不安定な会場でも安定した運用が可能です。

EventBASE

EventBASEは、イベント運営の全プロセスをカバーする統合型プラットフォームです。特に、企業イベントやセミナー、展示会などのビジネスイベントに強みを持っています。

主な特徴として、カスタマイズ可能な申し込みフォーム、自動メール配信機能、QRコードを使用した受付システム、参加者データの詳細な分析ツール、外部システムとの連携機能などが挙げられます。また、オンラインイベントやハイブリッドイベントにも対応しており、多様なイベント形態をサポートしています。

Cvent

Cventは、グローバル規模のイベント管理ソリューションとして知られており、大規模な国際会議や企業イベントで広く利用されています。

主な特徴として、高度なイベント登録・管理機能、複雑な予算管理ツール、多言語・多通貨対応、詳細な ROI 分析機能、モバイルアプリ連携などが挙げられます。また、バーチャルイベントプラットフォームも提供しており、オンラインやハイブリッドイベントにも対応しています。

everevo

everevoは、主にスポーツイベントや音楽フェスティバルなどのエンターテインメント系イベントに特化したプラットフォームです。参加者の体験を重視した機能設計が特徴です。

主な特徴として、直感的なチケット購入プロセス、動的な価格設定機能、ソーシャルメディア連携による拡散促進、モバイルチケットとQRコード入場システム、イベント当日のリアルタイム情報配信機能などが挙げられます。

L-Collect

L-Collectは、主に展示会や大規模カンファレンス向けのリード収集・管理システムです。参加者の行動データを詳細に収集し、効果的なフォローアップを可能にする点が特徴です。

主な特徴として、QRコードやNFCを利用した迅速なデータ収集、リアルタイムのリード情報共有、詳細な訪問者分析レポート、CRMシステムとの連携機能などが挙げられます。また、オフライン環境でも利用可能な機能を備えており、ネットワーク環境が不安定な会場でも安定した運用が可能です。

シャノン

シャノンは、マーケティングオートメーションとイベント管理を統合したプラットフォームとして、特に企業のマーケティング部門から高い評価を得ています。イベント前から後まで一貫したリード管理を可能にする点が大きな特徴です。

主な機能として、イベント告知からチケット販売、参加者管理、当日の受付、アンケート収集、そしてイベント後のフォローアップまでをカバーしています。特筆すべきは、これらのプロセスを通じて収集されたデータを、マーケティングオートメーションと連携させることで、より効果的なリードナーチャリングを実現できる点です。