イベント企画書の書き方とは？基本構成や押さえておくべきポイントなど解説！

イベント企画書の作成に悩んでいませんか？基本構成がわからない、必要な項目が不安、説得力のある内容にするにはどうすればいいのか…。そんな疑問を抱える方も多いはずです。

本記事では、イベント企画書の書き方について、基本構成から必要項目、テンプレートの活用法、説得力を高めるコツまで、幅広くご紹介します。是非最後までご覧になってください。

イベント企画書の基本構成は何か？
イベント企画書に必要な項目は？
イベント企画書のテンプレートはどこで入手できる？
- テンプレート活用のコツは？
- 業種別のテンプレートってある？
説得力のあるイベント企画書を書くには？
イベント企画書で押さえるべき5W2Hとは？
有料イベントを開催する際におすすめなチケット販売サービスとは？
まとめ

イベント企画書の基本構成は何か？

イベント企画書は、イベントの全体像を関係者に伝え、開催の承認を得るための重要な資料です。説得力のある企画書を作成するには、基本的な構成を押さえることが大切です。

ここでは、イベント企画書の組み立て方や目的別の構成の違い、読み手を引き付けるコツなどを解説します。

企画書の構成はどのように組み立てるべき？

ベント企画書の構成を組み立てる際は、論理的な流れを意識することが大切です。イベント企画書の基本的な構成要素は以下の通りです。

表紙（タイトル、日時、場所、主催者など）
企画の背景・目的
開催概要（コンセプト、対象、規模、内容など）
会場・日程・タイムスケジュール
予算・収支計画
宣伝・集客計画
運営体制・スタッフ配置
効果測定の方法

の順序で情報を整理することで、読み手に分かりやすく、説得力のある企画書を作成できます。

目的別の構成の違いって何？（目的別構成）

イベントの目的によって、企画書の構成や強調すべきポイントは異なります。

新商品発表会の場合は、商品の魅力や特長を前面に押し出す
セミナーの場合は、講師の経歴や講演内容を詳しく説明する
地域活性化イベントの場合は、地元への経済効果や PR効果を訴求する

このように、イベントの目的に応じて重点を置く項目を変えることで、より効果的な企画書を作成できます。読み手の関心や期待に合わせた構成を心がけることが、企画の採用につながる重要なポイントです。

読み手を引き付ける構成のコツは？

読み手を引き付ける企画書を作成するには、いくつかのコツがあります。まず、インパクトのある表紙デザインで、最初から興味を引くことが大切です。企画の核心を冒頭で簡潔に伝える要約部分も、読み手の関心を高める重要な役割を果たします。

ビジュアルの活用も効果的です。グラフや図表を適切に使用することで、情報をより分かりやすく提示できます。また、問題提起から解決策、期待効果まで、一貫したストーリー性を持たせることで、読み手の理解を深めることができます。

具体例の提示も重要です。抽象的な説明を避け、具体的な事例や数値を用いて説明することで、企画の実現可能性や効果を明確に示すことができます。また、重要なポイントは詳しく、それ以外は簡潔に記述するなど、メリハリのある構成も読み手を飽きさせない工夫です。

さらに、適切な余白や行間を設けるなど、読みやすいレイアウトにも配慮が必要です。これらのコツを意識することで、読み手の興味を引き、内容を理解してもらいやすい企画書を作成できます。

企画書の長さはどれくらいが適切？（適切な長さ）

企画書の適切な長さは、イベントの規模や複雑さによって変わります。小規模イベントでは5～10ページ程度、中規模イベントでは10～20ページ程度、大規模イベントでは20～30ページ程度が一般的なガイドラインとされています。

ただし、ページ数に固執するのではなく、必要な情報を過不足なく盛り込むことが重要です。冗長な説明は避け、簡潔に要点をまとめることを心がけましょう。図表や画像を効果的に使用することで、視覚的な理解を促し、ページ数を抑えつつ必要な情報を伝えることができます。

また、詳細な資料は別添とし、本文はできるだけコンパクトにまとめるのも効果的です。読み手の立場や時間を考慮し、適切な情報量に調整することが大切です。最終的には、企画の内容を過不足なく伝えられる長さが適切といえます。

イベント企画書に必要な項目は？

説得力のあるイベント企画書を作成するには、イベントの全体像を明確に伝える必要不可欠な項目を押さえることが重要です。

ここでは、絶対に外せない必須項目や、予算・収支の適切な記載方法、ターゲット設定の重要性、KPIの効果的な設定方法などについて詳しく解説します。

絶対に外せない必須項目とは？

イベント企画書には、以下の項目を必ず盛り込みましょう。

イベントの目的
開催日時・場所
ターゲット・想定来場者数
プログラム・タイムスケジュール
予算・収支計画
運営体制・スタッフ配置
広報・集客計画
効果測定の方法

これらの項目を漏れなく、詳細に記述することで、イベントの全体像を関係者に明確に伝えることができます。

予算・収支はどう記載すべき？

イベントの予算・収支計画は、イベントの採算性を判断するために欠かせない項目です。

予算書には、会場費、設備・備品レンタル費、講師謝礼、印刷費、広告宣伝費など、イベントに必要なあらゆる経費を漏れなく記載します。

同時に、協賛金や参加費収入などの収入項目も併せて記載し、収支のバランスを明示します。各項目の金額の根拠を明らかにすることで、予算の妥当性を説明できます。

ターゲット設定の重要性とは？（ターゲット）

イベントを成功させるには、ターゲットを明確に設定することが極めて重要です。

ターゲットとなる参加者の属性（年齢、性別、職業など）や抱えている課題・ニーズを具体的に記載することで、イベントの内容や告知方法を最適化することができます。

さらに、ターゲットを数値化して想定来場者数を設定することで、適切な会場規模の選定や集客数の目標設定にも役立ちます。

KPIの設定方法は？（KPI設定）

イベントの効果を定量的に測定するためには、適切なKPI（重要業績評価指標）を設定することが不可欠です。KPIは、イベントの目的に沿って、来場者数、満足度、売上高、リード獲得数など、具体的な数値目標として設定します。

定量的なKPIに加えて、来場者アンケートによる定性的な評価も重要です。イベント後の効果測定方法についても企画書に明記し、PDCAサイクルに活用することで、次回以降のイベント改善にもつなげることができます。とができるでしょう。

イベント企画書のテンプレートはどこで入手できる？

イベント企画書を作成する際には、テンプレートを活用することで効率的に進めることができます。

ここでは、テンプレートの活用方法や業種別のテンプレートについて詳しく解説します。

テンプレート活用のコツは？

テンプレートを効果的に活用するためには、まず自分のイベントに合ったテンプレートを選ぶことが重要です。テンプレートには一般的な構成が含まれているため、それをベースに自分のイベントの特性や目的に合わせてカスタマイズしましょう。

例えば、テンプレートの項目を追加したり削除したりすることで、より具体的で説得力のある企画書を作成できます。

また、テンプレートを使うことで時間を節約し、他の重要な作業にリソースを割くことが可能になります。

業種別のテンプレートってある？

イベントの種類や業種によって、企画書の内容は異なります。例えば、企業の新製品発表会や地域のフェスティバル、学術会議など、それぞれに特化したテンプレートが存在します。

これらのテンプレートは、特定の業種やイベントのニーズに合わせて設計されており、必要な項目があらかじめ組み込まれています。

業種別のテンプレートを活用することで、より専門的で効果的な企画書を作成することができます。テンプレートはオンラインで無料でダウンロードできるものも多く、手軽に入手可能です。

説得力のあるイベント企画書を書くには？

イベント企画書は、企画の内容を関係者に明確に伝え、開催の承認を得るための重要な資料です。単に情報を羅列するだけでなく、企画書の説得力を高める工夫が必要不可欠です。

ここでは、説得力のあるイベント企画書を作成するために、データや数字の効果的な活用法、ビジュアル要素の取り入れ方、具体例の挿入によるイメージの膨らませ方、プレゼンテーション時の企画書の使い方などについて、詳しく解説していきます。

データや数字の効果的な使い方は？

説得力のある企画書を作成する上で、データや数字を効果的に活用することは非常に重要です。過去に開催された類似イベントの実績データ、例えば来場者数、満足度、売上などの数値を示すことで、企画の実現可能性や期待される効果を裏付けることができます。

また、市場調査データを用いてターゲットとなる参加者の需要を示すことで、企画の妥当性を客観的に説明できます。

さらに、予算や収支計画を数値化して具体的に示すことで、企画の財務面での実現可能性を明らかにできます。

このように、客観的なデータを効果的に提示することで、企画の説得力を大きく高めることができるのです。

ビジュアル要素をどう取り入れる？

文字だけで構成された企画書では、読み手に内容が伝わりにくいことがあります。

そこで、ビジュアル要素を積極的に取り入れることが大切です。グラフや表を使ってデータを視覚的に表現することで、数字の意味をより明確に伝えられます。

また、イベントのイメージを膨らませるために、関連する写真やイラストを使用するのも効果的です。会場のレイアウトや配置図を用いて、イベント当日の様子を具体的に示すことで、企画の実現イメージを関係者と共有しやすくなります。

適切なビジュアル要素を取り入れることで、企画書の理解度や印象を大きく高められるでしょう。

具体例の挿入でイメージを膨らませるには？

抽象的な説明だけでは、イベントの魅力が伝わりにくいことがあります。

そこで、具体的な例を挿入することで、企画のイメージを膨らませることが重要です。例えば、登壇者や出演者の実績・経歴を紹介することで、イベントの質の高さをアピールできます。

また、過去の類似イベントの成功事例を参考として示すことで、企画の実現可能性や期待される効果を具体的にイメージしてもらえます。

さらに、来場者の声や反響を想定してストーリーを描くことで、イベントの魅力や価値を臨場感をもって伝えられます。

このように、具体的なエピソードを盛り込むことで、企画の魅力がより伝わりやすくなるでしょう。

プレゼン時の企画書の使い方は？

説得力のある企画書を作成できたら、次はプレゼンテーションで効果的に活用することが大切です。企画書の内容を要約したパワーポイント資料を用意し、プレゼンテーションではそちらを中心に説明を進めると良いでしょう。

一方で、企画書本編は詳細な説明や裏付けデータを記載した資料として参照できるようにしておきます。プレゼンテーション後には、企画書を回覧し、関係者にじっくりと読んでもらう機会を設けることも重要です。

このように、企画書とプレゼン資料を使い分けることで、聞き手の理解度を高め、説得力を増すことができるでしょう。

イベント企画書で押さえるべき5W2Hとは？

イベント企画書を作成する際、5W2Hを意識することは非常に重要です。5W2Hとは、Why（なぜ）、Who（誰が）、What（何を）、When（いつ）、Where（どこで）、How（どのように）、How much（どれくらい）の7つの要素を指します。

ここでは、イベント企画書における5W2Hの各要素について、より詳しく解説していきます。

Whyの説得力を高めるには？

イベントを開催する目的や意義を明確に伝えることは、企画書の説得力を高める上で非常に重要です。

単に「イベントを開催したい」という思いだけでは、関係者を納得させることは難しいでしょう。説得力を高めるためには、開催の背景となる課題や需要を具体的なデータで示すことが効果的です。

また、イベントによって得られる効果や価値を明確に説明することも重要です。来場者にとってのメリットや、主催者側の目標達成につながる点を具体的に記載しましょう。過去の類似イベントの成功事例を参考として提示することで、イベントの実現可能性や期待される効果をイメージしやすくなります。

このように、Whyを納得感のある形で伝えることで、イベントの必要性や重要性を関係者に理解してもらいやすくなります。企画書の冒頭で、イベント開催の目的や意義を明確に打ち出すことを心がけましょう。

Whoの明確化がなぜ重要？

イベントの主催者や運営スタッフ、登壇者などの関係者を明確にすることは、企画書の信頼性を高める上で重要です。イベントを成功させるためには、適切な人材を配置し、役割分担を明確にすることが不可欠だからです。

関係者の役割分担や責任範囲を明らかにすることで、イベント準備や運営における連携がスムーズになります。また、登壇者の経歴や実績を紹介することで、イベントの質を担保し、集客力を高めることができます。運営体制を示すことで、イベントの実現可能性を関係者に理解してもらいやすくなるでしょう。

加えて、外部パートナーや協賛企業との連携を検討している場合は、それらの企業名や担当者名を記載することで、企画の具体性や実現性を高められます。

このように、Whoを明確にすることで、イベントの準備や運営がスムーズに進められます。信頼性の高い企画書を作成するためには、関係者の情報を詳細に記載することが重要です。

Whatをどこまで具体化する？

イベントの内容や提供価値を具体的に説明することは、企画書の完成度を高める上で欠かせません。曖昧な表現や抽象的な内容では、関係者にイベントのイメージを十分に伝えることができないからです。

具体化の第一歩は、登壇者の講演内容やプログラムの詳細を記載することです。各セッションのタイトルや概要、想定される登壇者の氏名や肩書きを明記しましょう。また、イベント全体の流れを示すタイムスケジュールを作成することで、企画の具体性が増します。

さらに、イベントの提供価値を数値化して、具体的な目標を設定することも重要です。

加えて、会場設営やブース配置、必要な備品などについても、できる限り詳細に記載しましょう。イベント当日の運営イメージを具体的に伝えることで、関係者の理解を深められます。

このように、Whatを具体的に記載することで、イベントのイメージを膨らませ、関係者の理解を深められます。企画書の説得力を高めるためには、具体性を重視することが大切です。

Whenの設定で注意すべき点は？

イベントの日程や時間を設定する際は、いくつかの注意点があります。適切な日程設定は、イベントの集客や成功に直結する重要な要素だからです。

まず、ターゲット層の都合を考慮し、参加しやすい日程を選ぶことが重要です。例えば、平日開催のビジネス向けイベントでは、午前中や夕方以降の時間帯が好まれる傾向にあります。一方、休日開催の一般向けイベントでは、午後の時間帯が参加しやすいでしょう。

また、競合イベントとの日程の重複を避けることも大切です。同業他社の類似イベントや、ターゲット層が参加しそうな大型イベントと日程が被ってしまうと、集客に影響を与える可能性があります。

さらに、準備期間や告知期間を十分に確保することも重要です。イベントの規模や内容によって必要な期間は異なりますが、余裕を持ったスケジュール設定が望ましいでしょう。

このように、Whenの設定は、イベントの集客や成功に直結する重要な要素です。ターゲット層の都合や競合イベントの日程を考慮し、適切な日程設定を心がけましょう。

Howを分かりやすく説明するコツは？

イベントの運営方法や進行手順を分かりやすく説明することは、関係者の理解と協力を得る上で重要です。しかし、複雑な運営プロセスを文章だけで説明するのは難しいものです。

そこで、全体の流れを図解やフローチャートで視覚的に表現することがおすすめです。イベント当日の進行を時系列で示したタイムテーブルや、会場内の動線を示した会場図などを用意することで、関係者がイメージを共有しやすくなります。

また、各工程の担当者や必要なツールを明確にすることも大切です。運営マニュアルやチェックリストを作成し、企画書に添付することで、関係者の役割や責任範囲を明らかにできます。

加えて、想定される課題やリスクへの対策を具体的に記載することも重要です。例えば、当日の天候不良や登壇者のキャンセルなど、起こり得るトラブルへの対応策を事前に検討し、企画書に盛り込んでおくことで、関係者の不安を軽減することができます。

有料イベントを開催する際におすすめなチケット販売サービスとは？

チケミー

チケミー：https://ticketme.io/

チケミーは、個人や小規模な団体でも簡単にQRコード電子チケット販売ができるサービスです。チケミーを使えば、自分で設定したチケット価格で、24時間いつでもどこでも日本は勿論のこと他のプレイガイドでは販売しにくい海外の人々にもオンラインでチケットを販売することができます。

チケミーの一番の特徴は、チケットが２次流通（リセール）された場合、売買された額の一部が主催者に支払われる点です。これまで非公式の転売サイトや公式サイトでチケットが売買された場合でも主催者側には還元されることはありませんでした。

チケミーでは2次流通がされるたびに、チケットを発行した主催者に定価との差額の5％～90%が還元されます。２次流通の金額は主催者側が設定できるため予想以上の高騰を防ぐことができます。

また、チケミーではNFTチケットを導入しているためデジタルコレクションとして集めることも可能です。そのためファンに向けたマーケティング施策やリピーターの獲得に使用できます。さらにチケミーのチケットを保有しているユーザーに向けた独自コミュニティを開設することも可能です。

チケミーの資料請求はこちらから！

まとめ

本記事では、イベント企画書の書き方について詳しく解説しました。基本構成や必要項目、テンプレートの活用法、説得力を高めるコツ、5W2Hの押さえ方など、イベント企画書作成に必要な要素を幅広くカバーしています。これらの知識を活用することで、より効果的で説得力のあるイベント企画書を作成できるようになるでしょう。イベントの成功は、綿密な計画と関係者の理解から始まります。本記事の内容を参考に、魅力的なイベント企画書を作成し、素晴らしいイベントの実現につなげてください。

有料イベントのチケット販売をスムーズに行いたいなら、チケミーを利用するのがおすすめです。チケット販売する際には、チケミーがおすすめです。
チケミーでは、電子チケットを販売することができます。チケミーのチケットはNFTを使用したチケットであるのに加えて、QRコードを使用したもぎりもすることができます。そのため、チケットの不正転売や不正入場を防ぎながらチケットを簡単にもぎることができます。
パルコや大手芸能、K-POPイベントなどで導入されています。ご興味のある方はご気軽に資料請求してみてください。イベント企画書の準備が整ったら、ぜひチケミーを活用して、成功するイベントを実現しましょう。ぜひご気軽に『チケミー』の資料請求してみてください。