【事業者向け】イベント開催のメリットとデメリットとは？イベント開催を成功するための方法も紹介！

イベントを開催すると、企業の知名度アップや新規顧客の獲得、既存顧客との関係性強化など、ビジネスに様々なメリットがもたらされます。一方で、コストや労力、集客リスクといったデメリットも無視できません。そこで本記事では、イベント開催のメリットを最大限に活かしつつ、デメリットを最小限に抑えるコツを解説します。イベント担当者必見の内容となっていますので、ぜひ最後までご一読ください。

イベント開催のメリットとは？
イベント開催のデメリットとは？
イベント開催のメリットを最大化するコツ
イベント開催のデメリットを最小限に抑える方法
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まとめ

イベント開催のメリットとは？

イベント開催することによって知名度UPしたり、新規顧客の獲得の場所になったり、既存顧客との関係性を強化すすことができたりなど多岐にわたります。以下ではイベント開催のメリットについて紹介します。

イベントを開催すると企業の知名度アップにつながる

イベントを開催すれば、多くの人があなたの会社の存在を知るきっかけになります。参加者はもちろん、イベントの告知を見たり、参加者から話を聞いたりした人にも、会社名や提供するサービスが印象付けられるでしょう。また、イベントの内容次第では、メディアに取り上げられる可能性もあります。新聞やニュースサイトで社名が露出すれば、知名度アップの効果は絶大です。知名度が高まることで、ビジネスチャンスの拡大にもつながります。

イベントは新規顧客の獲得のチャンスになる

イベントに参加した人が、提供している商品やサービスに興味を持ってくれれば、新規顧客の獲得につながります。イベント会場では、商品やサービスをアピールできるブースを設けたり、参加者と直接会話したりすることが可能です。関心を持ってくれた層に対し、効果的にアプローチできます。また、魅力的なイベント内容であれば、参加者がSNSなどを通じて拡散してくれる可能性もあります。その情報を見た人が新規顧客になってくれるかもしれません。

イベントを通じて既存顧客との関係性を深められる

イベントは、既存顧客とのコミュニケーションを深める絶好の機会です。普段は会う機会の少ない顧客とも、イベントで直接顔を合わせて親睦を深められます。楽しい体験を共有することで、会社や製品・サービスへの愛着や信頼感を高められるでしょう。イベントを定期的に開催していけば、顧客とのつながりを長く太いものにできます。心理的なハードルが下がれば、顧客からの相談や問い合わせ、さらには追加の注文にもつながっていくでしょう。

イベントはビジネスパートナーとの関係構築に役立つ

同業他社や取引先など、ビジネスパートナーをイベントに招待するのも効果的です。和やかな雰囲気の中で交流を深めることで、良好な関係を築けます。普段の商談では聞けないような本音を聞き出せるチャンスかもしれません。イベントをきっかけに、共同企画や協業の話が進むこともあるでしょう。さらに、イベントに来場したビジネスパーソンの中から、将来有望なパートナー候補を見つけられる可能性もあります。
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イベント開催のデメリットとは？

イベント開催にはメリットもありますが、デメリットもあります。以下ではイベント開催のデメリットについて紹介します。

イベント開催にはコストがかかる

会場費、機材レンタル費、飲食費、ゲストへの謝礼など、イベントを開催するためには様々なコストがかかります。規模が大きくなればなるほど、費用も膨らんでいきます。また、社内でイベントの企画・運営を行う場合は、その分の人件費もかかってきます。イベントに必要以上の予算をかけてしまうと、収益を圧迫しかねません。投資対効果を見極めながら、適切な予算配分を行うことが重要です。

準備や運営に労力がかかる

イベント開催には、企画立案、会場手配、告知、当日の運営、事後処理など、様々な業務が発生します。社内の人手が限られている中で、イベント準備に追われると、本来の業務に支障をきたす恐れもあります。外部に業務委託することで負担を減らせますが、その分コストは上がります。どこまで社内でまかない、どこを外部に任せるのか。効率的に進められるよう、入念な計画が必要不可欠です。
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　思うような集客ができないリスクもある

イベント開催における最大のリスクが、思うように集客できないことです。告知不足や、魅力的でない企画、日程や会場の設定ミスなどが原因として考えられます。参加申し込みが伸び悩み、直前になってもガラガラの状態では、目的を達成できません。また、参加者が少ないと、会場の雰囲気も盛り上がりに欠けてしまいます。そのため集客のためには周知の徹底が欠かせません。潜在顧客の興味を引く企画を立案していきましょう。

イベント開催のメリットを最大化するコツ

イベント開催のメリットを最大化するためには、コツが必要となっています。以下では、イベント開催のメリットを最大化するコツについて解説します。

ターゲット層を明確にしてイベントを企画する

イベント開催の目的を達成するには、ターゲットとする層を明確にする必要があります。既存顧客向けなのか、新規顧客の獲得が目的なのか、ビジネスパートナーとの関係強化が狙いなのか。ターゲット層によって、イベントの内容や告知方法を変えていきます。例えば若年層向けであればSNSでの発信を強化し、シニア層ならダイレクトメールを活用するなど、参加してもらいたい人に刺さる手法を選択しましょう。

SNSなどを活用して効果的に告知する

イベントの集客力を高めるためには、SNSの活用が欠かせません。Twitterや FacebookのビジネスアカウントやFacebookイベントを駆使し、開催告知を幅広く拡散しましょう。その際、ただ開催概要を投稿するのではなく、イベントの見どころを魅力的に訴求することが重要です。他にも会社のWebサイトやメールマガジン、社外の告知サイトなども有効活用しましょう。ターゲット層の目に触れる機会を増やし、参加意欲を高めていきます。

当日のオペレーションを入念に準備する

イベント当日は、受付、会場案内、プログラム進行、機材の管理など、様々なオペレーションが発生します。計画通りに進行できるよう、オペレーションの流れを事前にシミュレーションしておきましょう。人員が不足していないか、想定外の事態にも対応できる体制になっているかをチェックするのもポイントです。備品や資料の準備は前日までに済ませ、当日は来場者の対応に専念できるようにしておくと安心です。

イベント後のフォローを忘れずに

イベント開催によって得られた成果を最大化するには、イベント後の丁寧なフォローが重要です。来場者へのお礼メールを送付したり、アンケートに協力してもらったりと、細やかなコミュニケーションを心がけましょう。イベントの様子を捉えた写真などをSNSで発信するのも効果的です。イベントをきっかけに興味を持ってくれた見込み客へは、個別にアプローチしていくことが大切です。今後のビジネスに確実につなげていきましょう。

イベント開催のデメリットを最小限に抑える方法

イベント開催には、デメリットも存在していますが、リスクを最小限抑えることができます。その方法について説明します。

予算内でインパクトのあるイベントを企画する

イベントのコストを抑えるには、予算内で最大限のインパクトが出せる企画を立案することが肝心です。華美な装飾は避け、参加者にとって本当に価値のある内容を考えましょう。講演会であれば有名人を招くのではなく、専門性の高い社内メンバーが登壇するのも一案です。会場も、利便性が高ければシンプルな作りの方が経済的です。アイデア次第で、参加者の満足度を下げることなく、低予算でも充実したイベントを作れるでしょう。

社内の協力体制を整えて効率的に準備を進める

イベント準備・運営の労力を最小限に抑えるには、社内の協力体制を整えることが大切です。まず、イベント担当チームを立ち上げ、メンバー間で役割分担を明確にしましょう。全体の進捗管理は責任者が行い、滞りなく準備が進むようにサポートします。他部署の協力も仰ぎつつ、全社一丸となって取り組む姿勢が重要です。外部委託を検討する際は、費用対効果を冷静に判断。業務のどの部分を任せるのかを見極めることが肝要です。

想定される課題にあらかじめ対策を立てておく

イベントが思わぬ方向に進んでしまうのを防ぐには、起こり得る課題を事前に洗い出し、対策を立てておく必要があります。例えば、集客が伸び悩んだ場合の対処法や、天候不順による会場変更プラン、機材トラブルへの備えなど。考えられるリスクをリストアップし、それぞれにどう対応するか決めておけば、いざという時に慌てずに済みます。危機管理マニュアルを作成しておくのも良いでしょう。