「どの会場が自分のイベントに合っているのかわからない」「契約前に何を確認すべきか不安」——イベント企画で会場選びに悩む事業者は少なくありません。
会場選びを誤ると、当日の運営に支障が出るだけでなく、参加者の満足度低下やコスト超過にもつながります。逆に、目的に合った会場を選べれば、イベントの成功確率は大きく上がります。
本記事では、イベントの種類別に会場選びの基準を整理し、契約前に確認すべき条件をチェックリスト形式でまとめました。初めてイベントを企画する方でも、この記事を読めば会場選びで失敗するリスクを減らせます。
イベント会場についてはEVEMO（イベモ）でも見たり、投稿することができます。
イベント会場を選ぶ際の条件
会場選びでは、イベントの規模や内容に関わらず、共通して確認すべき条件があります。ここでは、どのイベントにも当てはまる基本的なチェック項目を見ていきましょう。
収容人数と会場の広さ
参加予定人数に対して、会場が狭すぎても広すぎても問題が生じます。狭すぎれば参加者が窮屈に感じ、広すぎれば空席が目立ち盛り上がりに欠けます。
目安として、着席形式なら1人あたり1.5〜2㎡、立食形式なら1人あたり1㎡程度のスペースを確保してください。参加者100人の着席イベントであれば、150〜200㎡の会場が適切です。
また、ステージや受付スペース、機材置き場なども考慮に入れる必要があります。会場の図面を取り寄せ、実際のレイアウトをシミュレーションしてから契約を進めてください。
アクセスと交通手段
参加者がスムーズに来場できるかどうかは、イベントの参加率に直結します。最寄り駅から徒歩10分以内が理想的で、それ以上かかる場合はシャトルバスの手配を検討してください。
車での来場が想定される場合は、駐車場の有無と収容台数を確認します。周辺にコインパーキングがあるかどうかも調べておきましょう。地方開催の場合、駐車場の確保は特に重視すべきポイントです。
新幹線や飛行機でのアクセスが必要な全国規模のイベントでは、主要駅や空港からの移動時間も考慮に入れます。参加者の交通費負担が大きくなりすぎないよう、開催地の選定から慎重に行ってください。
設備と備品の確認
会場に標準装備されている設備と、追加でレンタルが必要な備品を事前に把握しておきます。後から「プロジェクターがない」「マイクが有料だった」と気づくケースは意外と多いです。
確認すべき主な設備は以下の通りです。
- 音響設備（マイク、スピーカー、ミキサー）
- 映像設備（プロジェクター、スクリーン、モニター）
- 照明設備（調光機能、スポットライト）
- インターネット環境（Wi-Fi、有線LAN）
- 電源（コンセントの位置と数、容量）
備品リストを作成し、会場側に一つずつ確認を取ることで、当日のトラブルを防げます。
イベント種類別の会場選び
イベントの目的によって、会場に求められる条件は異なります。ここでは、代表的なイベント種類ごとに、会場選びで重視すべきポイントを解説します。
コンサート・ライブ向け会場
音楽イベントでは、音響性能が会場選びの最優先事項となります。残響時間が長すぎると音がこもり、短すぎると響きが物足りなくなります。ライブハウスやコンサートホールは音響設計が施されているため安心ですが、多目的ホールを使う場合は事前に音出しテストを行ってください。
観客席からステージへの視認性も確認が必要です。柱や段差で死角が生まれないか、後方席からでもステージが見えるかをチェックします。スタンディング形式の場合は、床の強度や避難経路の確保も確認しておきましょう。
搬入口の大きさや楽屋の有無も見落としがちなポイントです。大型機材を運び込む場合、エレベーターや搬入口のサイズが十分かどうかを確認してください。
展示会・見本市向け会場
展示会では、広いスペースと電源の確保が最優先となります。出展ブースの数とサイズを想定し、通路幅も含めた総面積を算出します。来場者が回遊しやすいよう、通路幅は最低2m以上を確保してください。
床の耐荷重も確認すべき項目です。重量のある展示物や機材を設置する場合、床が耐えられるかを事前に会場側に確認します。また、天井高が低いと圧迫感が出るため、最低でも3m以上の天井高がある会場を選んでください。
展示会は設営・撤去に時間がかかるため、前日搬入や翌日撤去が可能かどうかも契約時に確認します。利用時間に制限がある会場では、追加料金が発生することもあります。
ビジネスカンファレンス向け会場
カンファレンスやセミナーでは、プレゼンテーション環境の充実度が鍵となります。プロジェクターの明るさ（ルーメン）、スクリーンのサイズ、音響設備の品質を確認します。登壇者が使用するPCとの接続端子（HDMI、USB-C等）の互換性も事前にチェックしておいてください。
レイアウトの柔軟性も求められます。基調講演はシアター形式、分科会は島型レイアウトというように、プログラムに応じて配置を変更できる会場が理想的です。可動式の椅子やテーブルが用意されているかを確認しましょう。
参加者が遠方から来る場合、周辺の宿泊施設の充実度も考慮に入れます。懇親会を同じ会場で開催できるかどうかも、運営の効率化につながるポイントです。
スポーツイベント向け会場
スポーツイベントでは、競技に適した設備が整っているかが最優先となります。体育館であれば床材の種類やコートのサイズ、屋外施設であればグラウンドの状態や照明設備を確認します。
観客席の配置と収容人数も確認が必要です。競技を見やすい角度で席が配置されているか、応援の声が選手に届く距離感かどうかをチェックしてください。屋外イベントの場合は、雨天時の対応（中止基準、振替日程、払い戻し対応）も事前に決めておきます。
更衣室やシャワー設備の有無、救護室の確保も忘れずに確認します。スポーツイベントでは怪我のリスクがあるため、AEDの設置場所や最寄りの医療機関も把握しておいてください。
契約前に確認すべき条件
会場を決定する前に、契約内容を細かく確認しておくことで、後からのトラブルを防げます。ここでは、契約時に見落としがちな項目を見ていきましょう。
キャンセルポリシーの確認
キャンセル料が発生するタイミングと金額を明確に把握しておきます。一般的には、開催日の1ヶ月前から50%、2週間前から80%、1週間前から100%というような段階的な設定が多いです。
天候や災害など、不可抗力によるキャンセルの場合の対応も確認しておきましょう。「台風で中止になった場合、キャンセル料は免除されるのか」「振替日程を優先的に確保できるのか」といった点を契約前に明文化しておくと安心です。
キャンセルの通知方法（書面、メール、電話）と期限も確認します。口頭での連絡だけでは記録が残らないため、書面やメールでの通知を基本とするよう取り決めておいてください。
利用規約と追加費用
基本料金に含まれる内容と、追加料金が発生する項目を明確にしておきます。以下は追加費用が発生しやすい項目です。
- 延長料金（時間超過時の追加費用）
- 備品レンタル（マイク、プロジェクター、椅子の追加）
- 清掃費（ケータリング利用時や深夜利用時）
- 警備費（大規模イベントや深夜帯の開催）
- 駐車場利用料
見積書を受け取った段階で、すべての項目を確認し、不明点は質問しておきます。「当日になって追加費用を請求された」というトラブルは、事前確認の不足が原因であることが多いです。
会場スタッフとの連携
会場スタッフとの事前打ち合わせは、イベント成功の鍵を握ります。イベントの目的、タイムスケジュール、参加者数、特別な要望などを共有し、認識のズレをなくしておきましょう。
当日の役割分担を明確にしておくことも大切です。「受付は自社スタッフが担当し、会場案内は会場スタッフにお願いする」といった具体的な分担を決めておきます。
会場スタッフは過去に多くのイベントを見てきた経験があります。「この会場でよくあるトラブルは何か」「過去の成功事例で参考になるものはあるか」といった質問をすることで、有益な情報が得られることも多いです。
まとめ
イベント会場選びでは、収容人数、アクセス、設備という基本条件に加え、イベントの種類に応じた個別の条件を確認することが求められます。コンサートなら音響性能、展示会なら広さと電源、カンファレンスならプレゼン環境というように、目的に合った優先順位で会場を比較検討してください。
契約前には、キャンセルポリシー、追加費用、利用規約を細かく確認し、会場スタッフとの事前打ち合わせを通じて認識を合わせておきます。これらの準備を怠らなければ、当日のトラブルを最小限に抑え、参加者に満足してもらえるイベントを実現できます。
おすすめのチケット販売サービスとは？
イベント開催する際にどのチケット販売サービスを使えば多くの人にチケットを販売することができるのかと悩んでいる方が多くいらしゃると思います。そんな方々におすすめの
チケミー
チケミー（TicketMe）は、日本初のNFT（非代替性トークン）技術を利用したチケット販売プラットフォームです。これにより、不正転売を防止し、チケットの健全な二次流通を可能にしています。チケミーは、イベント主催者やアーティストが安心してチケット販売を行えるよう、他社にはない特徴があります。
まず、チケミーの大きな特徴として、不正転売の防止機能が挙げられます。チケミーのチケットはNFTとして管理され、ブロックチェーン技術を活用して偽造や不正転売を防止することができます。これにより、チケットが正規の購入者の手に渡り、転売による価格の高騰を防ぐことができます。
次に、チケミーは販売手数料が非常に低く設定されていることも魅力の一つです。他の多くのチケット販売プラットフォームでは、販売手数料が10%、システム利用料、発券手数料など複雑な手数料体系であり、高額になることが多いです。しかしチケミーはイベント主催者が支払う手数料はチケットの販売手数料が5%のみであり、手数料が低めに設定されています。これに加え全てのチケットはリセールすることができます。もし定価以上で二次流通が発生した場合、販売者にも収益が還元される仕組みとなっています。
さらに、チケミーは柔軟なサービス設定が可能です。主催者は、チケットの購入制限、外国人に向けたチケットの販売、チケミーで発見された特定のチケットの購入者のみのチケットの販売などを設定することができ、イベントの特性に合わせた販売戦略を立てることができます。また、チケミーのプラットフォームは使いやすく設計されており、ユーザーはクレジットカードや外国人によく使われている決済手段を使用できるため、幅広い顧客層に向けてチケットを販売できます。
まとめ
イベント会場選びは、イベントの成功を左右する重要な要素です。最適な会場を見つけるための初歩的なチェックリストや下見時の確認ポイント、スタッフとのコミュニケーションの重要性、リスク管理方法などを解説しました。また、イベントの種類に応じた会場選びの特徴や、契約前後の注意点についても詳しく紹介しています。これらのポイントを押さえることで、イベント運営のリスクを減らし、成功へと導くことができるでしょう。
イベントを開催する際には、イベントチケットを販売する必要があると思います。その際には、チケミーを使用することで効果的にチケットを販売することができます。チケミーを使用してチケットを販売する際には、イベント会場選びのサポートも行います。大手企業での導入実績があります。ぜひチケミーを使用してみてください。