海外でのイベント開催を検討されている企業担当者や団体関係者の皆様、言語や文化の壁、現地の法規制など、国内イベントとは異なる課題に直面し、頭を悩ませていませんか？
本記事では、そんな悩みを解決する鍵となる、信頼できる海外イベント企画会社の選び方と、依頼するメリットについて詳しくご紹介します。
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海外イベント企画会社に依頼するメリットとは？
海外でイベントを開催する際、専門のイベント企画会社に依頼することで多くのメリットが得られます。
ここでは、海外イベント企画会社に依頼する主なメリットについて詳しく解説します。
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現地の文化や慣習に精通したプランニングが可能
海外イベント企画会社の最大の強みは、現地の文化や慣習に精通していることです。各国・地域には独自の文化的背景や社会規範があり、これらを理解せずにイベントを企画すると、思わぬ失敗や問題が生じる可能性があります。
例えば、アラブ諸国でのイベントでは、ラマダン期間中の食事提供に関する配慮が必要です。また、アジア圏では数字の持つ意味や色彩の象徴性が日本とは異なる場合があります。海外でイベント企画をする起業は、こうした文化的な違いを熟知しており、現地の人々に受け入れられやすいイベント内容を提案できます。
言語の壁を越えたスムーズな運営ができる
言語の違いは、海外イベント開催における大きな障壁の一つです。海外イベント企画会社は、多言語対応のスタッフを擁しており、現地語はもちろん、英語やその他の言語でのコミュニケーションをサポートします。
これにより、現地の業者との交渉、参加者への案内、当日の進行など、イベントの準備から実施までをスムーズに行うことができます。また、同時通訳や翻訳サービスの手配も専門家に任せることで、高品質な言語サポートが期待できます。
グローバルネットワークを活かせる
海外イベント企画会社は、長年の経験を通じて構築された広範なグローバルネットワークを持っています。このネットワークを活用することで、現地の優良な会場やサプライヤー、パートナー企業との連携が容易になります。
例えば、海外の一流ホテルや特別な会場の確保、現地の著名人や専門家の招聘、メディアとの連携など、通常では難しい手配も可能になることがあります。また、複数の国や地域にまたがるイベントの場合、各地の協力会社と連携してシームレスな運営を実現できます。
海外の最新トレンドを取り入れることができる
海外イベント企画会社は、常に世界中のイベントトレンドをウォッチしています。そのため、最新のテクノロジーや演出手法、サステナビリティへの取り組みなど、グローバルスタンダードな要素を取り入れたイベントを企画することができます。
例えば、バーチャルリアリティ（VR）やARを活用した体験型コンテンツ、環境に配慮したエコフレンドリーな運営方法、ソーシャルメディアと連動したインタラクティブな仕掛けなど、海外で注目されている革新的なアイデアを自社のイベントに取り入れることが可能です。
これらのメリットを活かすことで、海外イベントを成功に導く可能性が高まります。専門知識と経験を持つ海外イベント企画会社に依頼することで、言語や文化の壁を越え、グローバルな視点を取り入れた印象的なイベントを実現できるでしょう。
実績豊富な海外イベント企画会社9選
海外でのイベント開催を成功させるには、経験豊富で信頼できるイベント企画会社の力が不可欠です。
ここでは、海外イベントの実績が豊富で、高い評価を得ている9社をご紹介します。
JTBコミュニケーションデザイン
JTBコミュニケーションデザインは、JTBグループの一員として、豊富な海外ネットワークを活かした海外イベントの企画・運営に強みを持つ企業です。海外開催のキックオフ、表彰式、インセンティブツアーでのパーティーなど、多様なイベントを手がけています。
JCDの特徴は、現地の言語と感覚を持ってイベントをコーディネートし、開催国ならではのオリジナリティあふれる「海外イベント」を提供できる点です。海外イベントの経験豊富なプロデューサーによる安心対応や、JTBグループの強みを活かしたワンストップサービスも魅力です。
海外イベントにおいては、非日常感や特別感を演出し、参加者のモチベーションを向上させることに注力しています。また、新たな文化・環境に触れることで、会社や仲間との絆を再認識させる効果も期待できます。
株式会社パック
https://www.pack-sd.com/service
株式会社パックは、「訴求する空間」をコンセプトに、印象的な空間づくりを得意とするイベント企画会社です。展示会ブースの企画、設計・施工、運営など、幅広いサービスを提供しています。
特徴としては、長年の資材調達で培った世界各地のパートナーとのネットワークを活かし、海外でのプロジェクト経験を豊富に持っていることが挙げられます。このネットワークを活用し、お客様のプロジェクト内容や規模に合わせたきめ細かいサービスで海外出展をサポートしています。
イベントの種類としては、展示会・見本市が主力です。具体的には、Interop Tokyo、JPCAショー、Japan Mobility Show、東京インターナショナルギフト・ショー、FOODEX JAPANなど、国内外の大規模展示会での実績が豊富です。
海外イベントに関しては、海外で開催される展示会への出展サポートはもちろん、海外企業の日本の展示会への出展サポートも得意としています。打ち合わせの段階から英語・中国語で対応可能なため、言語の壁を感じることなく、スムーズなコミュニケーションを取ることができます。
株式会社VISUALBEATS
http://visualbeats.jp/
株式会社VISUALBEATSは、テクノロジーとクリエイティブ、エンターテイメントを融合させた空間演出を得意とするイベント企画会社です。同社の特徴は、イベントの企画から制作、開発、オペレーションまでをワンストップで提供できる点にあります。
VISUALBEATSが手がけるイベントは多岐にわたります。特に注目すべきは「Asobeats♪（アソビーツ）事業」で、モーションセンサーなどを使用した子供向けの屋内型デジタルアトラクションを提供しています。これらのアトラクションは、動きに合わせて絵が変化したり、楽器を使って対戦ゲームをしたりと、インタラクティブな体験を可能にします。
インタラクティブコンテンツ開発事業では、モーションセンサーデバイスを用いた開発を得意としており、案件や目的に応じた企画開発から当日の演出まで一貫して対応しています。プロジェクションマッピング事業も同社の強みの一つで、大型の建物投影から展示会のオブジェまで、規模を問わず対応可能です。
海外イベントにおいても、VISUALBEATSは豊富な実績を持っています。例えば、インドネシアのバリで開催された展示会では、「Under the Sea」をテーマにしたテーブルプロジェクションマッピングを実施しました。壁面全体にも海中のプロジェクションマッピングを施し、没入感のある空間を創出しました。
株式会社CLAN
株式会社CLANは、東京都港区に本社を置くイベント企画会社で、プロモーションの企画・制作・運営を主な事業としています。同社の特徴は、コンシューマーとのコミュニケーションを主体としたイベントの企画力と、海外での豊富な実績にあります。
CLANの強みは、BtoBやBtoC向けのイベントプロモーションを幅広く手がけている点です。具体的には、新商品発表会、周年行事、各種セレモニーなどのBtoBイベントから、店頭や街頭でのフィールドイベント、スポーツ大会、ライブコンサートなどのBtoCイベントまで、多岐にわたるイベントを企画・運営しています。
海外イベントにおいても、CLANは豊富な実績を有しています。海外で開催される博覧会や展示会の出展サポート、イベントの企画運営など、国境を越えた活動を積極的に展開しています。特に展示会ブースのデザイン・施工においては、海外での実績が多数あり、年間100ブース以上の企画・設計施工実績を活かし、限られた予算内で最大限の効果を発揮するサービスを提供しています。
CLANの特筆すべき点は、予算内で最大のパフォーマンスを発揮する能力です。クライアントの要望や予算に応じて、最適なイベント企画を提案し、高いコストパフォーマンスを実現しています。また、海外でのイベント開催においては、言語や文化の壁を越えて、現地の感覚に合わせたイベント運営を行う能力も高く評価されています。
株式会社リオエンターテイメントデザイン
株式会社リオエンターテイメントデザインは、東京都港区西麻布に本社を構える、展示会を含む各種イベントの企画・運営・設計・施工を手掛ける会社です。同社の特徴は、クリエイティブな発想力と高い技術力を駆使し、クライアントの要望に応じた独創的な空間デザインを提供することにあります。
リオエンターテイメントデザインの強みは、小規模イベントから大規模なイベントまで、展示会の規模に関わらず幅広く対応できる点です。また、展示会企画に中心的に携わるクリエイターが、企画・デザインから施工・設営の現場管理まで一貫して担当することで、デザインと施工後の相違を最小限に抑え、クライアントの満足度を高めています。
同社が手がけるイベントは多岐にわたります。展示会ブースのデザイン・施工はもちろん、企業の周年記念イベント、新製品発表会、各種セレモニーなど、様々な企業イベントを企画・運営しています。また、プロジェクションマッピングを使用したディスプレイデザインなど、最新技術を活用した演出も得意としています。
海外イベントに関しては、リオエンターテイメントデザインは国内のみならず海外の案件にも対応しています。グローバルな視点を持ち、現地の文化や慣習を理解した上で、効果的なイベント企画・運営を行う能力を有しています。海外展示会への出展サポートや、海外での企業イベント開催など、国境を越えたイベント運営をトータルでサポートしています。
株式会社イベント・トゥエンティ・ワン
株式会社イベント・トゥエンティ・ワン（イベント21）は、奈良県香芝市に本社を置く、国内外で幅広くイベント事業を展開する企業です。同社の特徴は、イベントの企画・運営から物品レンタル、会場設営、デザイン制作まで、イベントに関わるあらゆるサービスをワンストップで提供できる点にあります。
同社が手がけるイベントは多岐にわたります。企業の周年記念行事や新製品発表会、展示会、音楽フェスティバル、スポーツイベントなど、規模や種類を問わず幅広く対応しています。特に、顧客のニーズに合わせて柔軟に対応できる点が、多くの企業から支持されています。
海外イベントに関しては、イベント21は日本全国だけでなく世界中を営業エリアとしており、グローバルな展開を行っています。同社は日本語、英語、ベトナム語、中国語、タイ語に対応可能で、海外でのイベント開催や海外企業の日本でのイベント支援など、国境を越えたサービス提供を行っています。
株式会社ディスタッフ・イベントス
http://thistaffeventos.jp/
株式会社ディスタッフ・イベントスは、愛知県名古屋市に本社を置く、イベント企画・運営に特化した会社です。2007年の設立以来、国内外で多様なイベントを手がけ、高い評価を得ています。
特徴としては、イベントの企画から運営までをワンストップで提供できる点が挙げられます。クライアントのニーズを的確に捉え、企画立案、クリエイティブ制作、スタッフ派遣、キャスティング、当日の運営まで、イベントに関わるすべての業務を一貫して担当します。この総合的なアプローチにより、クライアントは本業に専念しながら、効率的かつ効果的なイベント開催が可能となります。
同社が手がけるイベントは多岐にわたります。社内向けイベントとしては、社員旅行や表彰式などを企画・運営しています。対外的なイベントでは、新商品発表会や記者会見、展示会など、企業のプロモーション活動を強力にサポートしています。特筆すべきは、大手自動車メーカーの全国販売店表彰社内イベントや、加熱式たばこのプロモーション販促イベントなど、大規模かつ重要なイベントの実績を持っていることです。
海外イベントにおいても、ディスタッフ・イベントスは豊富な経験を有しています。独自のグローバルネットワークを活用し、言語や文化の壁を越えて、海外でのイベント企画・運営をスムーズに行うことができます。海外での商談や展示会出展のサポート、インバウンド向けのプロモーションイベントなど、国際的なビジネスシーンでの活躍も目覚ましいものがあります。
株式会社アズムクリエイション
株式会社アズムクリエイションは、東京都渋谷区に本社を置く、イベント企画・運営に特化した会社です。2011年の設立以来、国内外で多様なイベントを手がけ、高い評価を得ています。
特徴としては、イベントの企画から運営までをワンストップで提供できる点が挙げられます。クライアントのニーズを的確に捉え、企画立案、クリエイティブ制作、当日の運営まで、イベントに関わるすべての業務を一貫して担当します。また、オンラインによるライブ配信にも対応しており、時代のニーズに合わせた柔軟なサービス提供を行っています。
アズムクリエイションが手がけるイベントは多岐にわたります。社内向けイベントとしては、300名から最大37,000人規模の式典の実績があります。対外的なイベントでは、新商品発表会や記者会見、展示会など、企業のプロモーション活動を強力にサポートしています。さらに、コンサートやセレモニーなどのエンターテインメント系イベントも得意分野の一つです。
海外イベントにおいても、アズムクリエイションは豊富な経験を有しています。海外での会場選択から現地の業者との交渉、演出、運営まで一貫して行うことができます。特筆すべきは、インバウンドイベントのプロデュースにも力を入れており、海外からの参加者やVIPへのおもてなしなど、文化の違いを考慮した細やかなサービスを提供しています。
具体的な海外イベントの実績としては、ハワイのシェラトン・ワイキキでの生命保険会社の表彰式およびパーティーの企画・運営が挙げられます。このイベントでは、現地の文化を取り入れながら、参加者に深い感動を与える演出を実現しました。
ネストビジュアル株式会社
ネストビジュアル株式会社は、最先端のデジタル技術を駆使したイベント企画・制作を得意とする企業です。同社の特徴は、体験型インタラクティブコンテンツ、VR、AR、MR、プロジェクションマッピングなど、革新的な視覚体験を提供する能力にあります。
特徴として、同社は単なるイベント企画だけでなく、デジタルコンテンツの制作、開発、レンタルまでを一貫して行うことができます。これにより、クライアントのニーズに合わせた独自のソリューションを提供し、印象的で記憶に残るイベントを実現しています。
ネストビジュアルが手がけるイベントは多岐にわたります。企業の展示会やプロモーションイベント、美術館や博物館での特別展示、商業施設でのインタラクティブ展示など、様々な場面で同社の技術が活用されています。具体的な事例としては、関西電力株式会社の黒部川電気記念館での展示や、「Digital×北斎 特別展」でのデジタル技術を活用した展示などが挙げられます。
海外イベントに関しても、ネストビジュアルは積極的に展開しています。同社のデジタル技術は言語の壁を超えて視覚的に訴えかけることができるため、国際的なイベントでも効果的に活用されています。また、「お江戸メタバース」のようなバーチャル空間を活用したイベントも手がけており、物理的な距離を超えたグローバルなイベント開催にも対応しています。
海外イベント企画会社の選び方は？
海外イベントを成功させるためには、信頼できる企画会社を選ぶことが極めて重要です。
ここでは、海外イベント企画会社を選ぶ際の重要なポイントについて詳しく解説します。
過去の海外イベント実績を確認する
海外イベント企画会社を選ぶ際、最も重視すべき点は過去の実績です。単に開催数だけでなく、具体的な成功事例を確認することが大切です。
まず、企画会社のウェブサイトやパンフレットで過去のイベント事例を詳しく調べましょう。特に、自社が計画しているイベントと類似の規模や性質のものがあるかどうかに注目します。
また、可能であれば過去のクライアントに直接連絡を取り、イベントの成果や企画会社の対応について聞いてみるのも良いでしょう。特に、予期せぬ問題が発生した際の対処能力や、現地スタッフとの連携の円滑さなどは、実際に依頼した企業からの生の声が参考になります。
さらに、業界内での評判や受賞歴なども、企画会社の実力を判断する上で重要な指標となります。例えば、国際的なMICE（Meeting, Incentive Travel, Convention, Exhibition/Event）アワードでの受賞歴があれば、その企画会社の能力の高さを示す一つの証となるでしょう。
企画力と提案の柔軟性をチェックする
海外イベントの成功には、創造的な企画力と柔軟な対応力が不可欠です。企画会社の選定にあたっては、これらの点を十分に評価することが重要です。
まず、企画会社からの提案内容を詳細に検討しましょう。単なる定型的なプランではなく、自社のブランドイメージや目的に合わせたオリジナリティのある企画が提案されているかどうかをチェックします。
また、提案の柔軟性も重要なポイントです。初期の提案に対して修正や変更を求めた際、迅速かつ柔軟に対応できるかどうかを見極めます。例えば、予算の変更や参加者数の増減、急な企画変更などにも臨機応変に対応できる能力があるかを確認しましょう。
さらに、企画会社のクリエイティブチームの経験や実力も考慮に入れるべきです。過去に手がけたイベントの写真やビデオを見せてもらい、視覚的な演出力や空間デザインのセンスを評価するのも良いでしょう。
コスト管理と予算設定の透明性を確認する
海外イベントでは、予想外の費用が発生するリスクが高くなります。そのため、企画会社のコスト管理能力と予算設定の透明性は、選定の重要な基準となります。
まず、企画会社から提出される見積もりの詳細を綿密にチェックしましょう。項目ごとの内訳が明確で、隠れた費用がないかを確認します。例えば、現地での交通費、通訳費用、機材レンタル料、保険料など、細かい項目まで明記されているかを見ます。
さらに、コスト削減の提案能力も評価のポイントとなります。例えば、現地サプライヤーとの直接取引や、複数のイベントをまとめて発注することによる割引など、効率的な予算運用の方法を提案できるかどうかをチェックします。
最後に、支払い条件や返金ポリシーについても明確に確認しておくことが大切です。特に、イベントの中止や延期の場合の取り扱いについて、事前に合意しておくことで、不測の事態に備えることができます。
まとめ
本記事では、海外イベント企画会社に依頼するメリット、実績豊富な企画会社の紹介、そして企画会社の選び方について詳しく解説しました。海外イベントの成功には、現地の文化理解や多言語対応、グローバルネットワーク、最新トレンドの取り入れなど、専門的なノウハウが不可欠です。
企画会社を選ぶ際は、過去の実績、企画力と提案の柔軟性、コスト管理と予算設定の透明性を重視しましょう。適切な企画会社を選ぶことで、言語や文化の壁を越え、印象的で効果的な海外イベントを実現できます。自社のニーズに合った企画会社を見つけ、グローバルな舞台で成功を収めましょう。
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