社内イベントや展示会の外注先を探し始めたばかりの担当者は、大手の名前は知っていても自社の案件にどのタイプが合うのか分からず、候補を一社に絞れずにいます。
イベント運営会社は総合大手からBtoB展示会・社内イベント・体験型まで10タイプ、50社ほどが候補にあがります。得意ジャンルと対応できる案件規模は会社ごとに違うため、知名度だけで選ぶと自社の目的とずれることがあります。
目的タイプ別の比較表と選び方を踏まえれば、候補を2〜3社に絞って相見積もりに進められます。大手か中小かで迷う前に、まずは自社の案件がどのタイプに当たるか確認してみてください。
イベント運営会社50社を目的タイプ別に比較
電通ライブ、乃村工藝社、博報堂プロダクツ。名前の通った会社から順に調べても、どのサイトにも「企画から運営まで対応」と書かれていて、得意分野の輪郭がつかめません。
会社を絞り込む手がかりは、得意ジャンルと対応できる案件規模の2つです。総合大手・プロデュース・BtoB展示会・MICE・配信・社内イベント・体験型・スポーツ・運営レンタル・プロモーションの10タイプに分け、次の比較表でそれぞれの得意分野と規模感を一覧にしました。自社の案件がどのタイプに近いかを先に見つければ、そこから数社に当たりをつけられます。
比較の基準
会社を並べる前に、比較軸を先に固めます。比較軸は、タイプ・得意分野・実績目安・料金公開の有無の4つです。さらにチケット販売との連携ができるかを独自の軸として加えました。この列は、ほかの比較記事にはほぼ載っていません。
イベント産業そのものは大きく伸びています。JACEの推計によると、2024年のイベント市場規模は総計約2兆8,535億円で、前年比108.3%、コロナ前の2019年比でも109.2%まで回復しました。市場が広がったぶん、企画特化から施工専業まで会社の種類も増えています。
いざ比べようとすると、料金でつまずきます。料金を公式サイトで公開している会社は、掲載社数の中でもごく一部にとどまります。多くは要問合せ。社名を一社ずつ調べても得意分野が横並びに見えて、金額感すらつかめません。
そこで下の総合比較表では、会社名・得意タイプ・得意分野・実績目安・料金公開の有無を並べ、右端にチケット販売連携の可否を足しています。
| 会社名 | タイプ | 得意分野 | 実績目安 | 料金公開 | チケット販売連携 |
|---|---|---|---|---|---|
| 電通ライブ | 総合大手 | 大型プロモーション・空間演出 | 大規模キャンペーン多数 | 非公開 | 要問合せ |
| 乃村工藝社 | 総合大手 | 商業空間・ミュージアム施工 | 従業員2,742名 | 非公開 | 要問合せ |
| グローバルプロデュース | プロデュース | 社員総会・表彰式の演出 | ビジネスイベント特化 | 非公開 | 要問合せ |
| エムエム総研 | BtoB展示会 | 集客〜事後フォロー一貫 | BtoBマーケ特化 | 非公開 | 要問合せ |
| コングレ | MICE学会 | 国際会議・学会運営(PCO) | 数千人規模の会議実績 | 要問合せ | 要問合せ |
| ブイキューブ | 配信オンライン | オンライン・ハイブリッド配信 | 従業員473名(2023年12月) | 公開（50万円〜） | 要問合せ |
| GROWS | 社内イベント | キックオフ・表彰式 | 要問合せ | 要問合せ | 要問合せ |
| IKUSA | 体験型 | チャンバラ合戦・謎解き | 年間1,600件以上 | 要問合せ | 要問合せ |
| ブースト | スポーツ | マラソン・大会運営 | 屋外大会運営実績多数 | 要問合せ | 要問合せ |
| セレスポ | 運営レンタル地域 | 全国47都道府県で会場設営 | 従業員約400名 | 要問合せ | 要問合せ |
| ruberus | プロモーション花火 | 街頭サンプリング | 要問合せ | 要問合せ | 要問合せ |
上の表は、10タイプの代表的な会社を抜粋しています(総合大手のみ2社を掲載)。同タイプの残りの会社は、この後の各タイプの見出しでまとめて紹介します。
総合大手
総合大手は、企画・演出・制作・施工まで社内で回せます。大型の展示会や周年イベントなど、規模が大きく関係者の多い案件で選ばれます。ただし対応の幅が広いぶん、小規模案件だと費用は膨らみかねません。
#### 電通ライブ
電通グループのイベント部門にあたるのが電通ライブです。大型プロモーションと空間演出を中心に、企画から当日運営までまとめて任せられます。テレビや広告と連動した大規模キャンペーンとの相性がよく、料金は非公開の見積もり型です。
#### 乃村工藝社
創業は1892年、130年を超える老舗です。東証プライム上場(9716)、資本金64.97億円、グループ従業員2,742名(2025年2月)。商業空間やミュージアム、展示・ディスプレイを手掛け、常設の空間づくりまで踏み込みます。単発のイベントより、長く使われる場そのものを設計する仕事が中心です。
#### 丹青社
博物館や資料館で、展示の見せ方に引き込まれることがあります。丹青社が得意とするのは、そうした文化空間の展示・ディスプレイです。東証プライム上場(9743)、資本金40.27億円。ブランドの世界観を空間で表現したい案件で名前が挙がります。
#### 博展
博展は1970年創業、東証グロース上場(2173)。資本金2.59億円、連結従業員586名です。展示会のブース制作を中心に据え、廃棄を減らす環境配慮型の運営にも取り組みます。環境対応を打ち出したい展示会で選ばれています。
#### 博報堂プロダクツ
博報堂グループで実施を引き受けるのが博報堂プロダクツです。広告で描いた企画を、店頭やイベントの現場で形にする実行力が持ち味。大型キャンペーンを企画から運営まで一気通貫で回せます。料金は非公開。
#### TSP太陽
テントやステージ、大型ブースなど、短期間で組んで解体する構造物に強いのがTSP太陽です。展示会やイベントの施工、仮設空間づくりを得意とします。屋外フェスや展示会の設営で名前が挙がる会社です。
プロデュース
プロデュース系は、企画と演出のアイデアで勝負します。社員総会や表彰式、周年パーティーなど、見せ方が成果を左右する案件に強い顔ぶれ。施工は外部と組み、身軽に動くのがこのタイプの持ち味でしょう。
#### グローバルプロデュース
社員総会や表彰式は、演出ひとつで社員の熱量が変わります。グローバルプロデュースは、こうしたビジネスイベントに特化しています。カンファレンスや周年式典まで、見せ方の設計から当日進行までまとめて引き受けます。企画の中身で社員を動かしたい主催者に向いています。
#### TOW
TOW(テー・オー・ダブリュー)が扱うのは、大規模なPRとプロモーションです。街を巻き込むキャンペーン、SNSでの拡散設計、インフルエンサー起用まで手広く動きます。話題化そのものをゴールに据えた案件で強さを見せます。料金は公開されていません。
#### フロンティアインターナショナル
フロンティアインターナショナルは、総合プロモーションとイベント制作の両方を回せます。商品の発表会から体験型プロモーションまで、企画と制作を一括で引き受けます。リアルの場で顧客体験をつくりたい企業と相性がよく、料金は非公開。
#### マックスプロデュース
企業イベントと映像制作を一社で組み合わせられるのがマックスプロデュースです。社員総会や株主総会の企画運営に加え、当日流す映像も自社で作れます。首都圏以外や海外開催にも対応しています。映像で見せ場をつくりたい社内イベントで強さを見せます。
#### ニューズベース
申込対応や問い合わせ電話に追われて本業が止まる。その裏方をニューズベースが引き受けます。事務局代行やセミナー運営を専門に、参加者管理から当日進行までさばきます。人手が足りないセミナー主催者からの依頼が多い会社です。
#### ストラーツ
ストラーツは、イベントの企画から運営までを一通りカバーします。企画立案、進行管理、当日のスタッフ手配まで対応。特定ジャンルに偏らず、案件に合わせて動ける柔軟さがあります。料金は要問合せ。
#### ディーフレックス
完成イメージを事前に見せられるのが、ディーフレックスの強みです。Space Preview 360という3Dシミュレーションで、ブースや会場の仕上がりを立体で確認できます。社内の合意形成に時間がかかる案件で効き、手戻りを大きく減らせます。
#### マテリアル
マテリアルは、PRとコミュニケーション設計を中心に据えます。イベントを単発で終わらせず、話題づくりやメディア露出まで含めて設計します。認知を広げる文脈でイベントを使いたい企業と噛み合います。料金は非公開。
BtoB展示会
展示会のブースは、当日の見栄えより商談後の成果で評価されます。BtoB展示会型の各社は、ブース設計から施工、当日運営、商談後のフォローまでを一本化できる点が共通の強みです。集客とリードの数を追う企業が主な発注元です。
#### エムエム総研
展示会は当日より、その後の商談で成果が決まります。エムエム総研はBtoBマーケに特化し、集客から事後フォローまでを一貫で支えます。名刺を商談につなげる設計が得意です。リードの数を追いたい企業向き。
#### サクラインターナショナル
サクラインターナショナルは、展示会ブースの施工から運営までを引き受けます。SRDS2という展示会ブース再使用システムで、コスト削減と環境配慮を両立できるのが特徴。設営費を抑えつつ環境対応も打ち出したい企業と噛み合います。料金は要問合せ。
#### トーガシ
トーガシが専門にするのは、展示会の装飾とブース施工です。目を引くブースデザインと確実な施工で、来場者の足を止める見せ場をつくります。展示会で埋もれたくない出展企業が頼ります。料金は非公開。
#### エヌショーケース
エヌショーケースは、展示会まわりの制作・運営を手掛けます。ブースの設計から施工まで対応。なお、詳しい料金は公開されておらず、要問合せです。
#### MIT
九州で展示会やショールームをつくるなら、福岡拠点のMITが候補に入ります。空間デザインと展示会の制作を手掛け、地元で会場設営から運営まで任せられます。首都圏の会社が拾いにくい地域案件も、地元拠点なら対応できます。
MICE学会
MICE・学会型は、国際会議や学術大会の運営を専門にします。PCOと呼ばれ、参加登録や抄録管理、通訳や宿泊の手配まで裏方をまとめて引き受ける存在。数百人から数千人規模の会議で頼られます。
#### コングレ
コングレは、国際会議や学会を運営するPCOです。企画立案から広報、参加登録、当日進行、各種データ管理までを一貫で対応します。大型コンベンションの主催事業まで展開する規模の大きさも持ちます。数千人規模の会議で名前が挙がります。
#### 日本コンベンションサービス
PCOの最大手級として知られるのが、日本コンベンションサービス(JCS)です。国際会議や学会運営で長い実績を持ち、通訳や海外対応まで社内でそろえています。海外要人が集まる大規模会議で頼れます。料金は要問合せ。
#### コンベンションリンケージ
コンベンションリンケージは、国内外に70の拠点を構えるMICE運営会社です。地方開催や海外との連携にも対応でき、会場が全国に散る案件で強みが出ます。料金は要問合せです。
配信オンライン
配信・オンライン型は、ウェビナーやハイブリッド開催の基盤を持ちます。撮影スタジオや配信プラットフォーム、視聴者の管理機能までそろえた顔ぶれ。会場に来られない参加者を巻き込むなら外せません。
#### ブイキューブ
会場に来られない参加者をどう巻き込むか。ブイキューブは、オンラインとハイブリッド配信の基盤で答えます。EventInやTouchcastを使い、多数のイベント配信を支えます。
東京と大阪に自社スタジオを構え、プライム上場、資本金29.24億円、従業員473名(2023年12月)。配信の質を重視する主催者に選ばれています。
#### ヒビノ
ヒビノが扱うのは、音響と映像、中継・配信です。大規模なコンサートやスポーツ中継で使われる機材とノウハウを持っています。音や映像のクオリティが成否を分ける大型イベントで頼られます。会場規模が大きいほど本領が見えてきます。
#### Jストリーム
Jストリームは、動画配信とウェビナー基盤を持ちます。配信が安定していると評判で、大人数が同時視聴しても崩れにくいのが売りです。東証グロースに上場し、資本金21.8億円、グループ従業員671名(2025年3月末)を抱えます。視聴が途切れると困る場面の配信で選ばれます。
#### eventos
eventosは、オンラインとハイブリッドのイベントプラットフォームです。申込ページや当日の視聴画面、参加者管理までを一つの管理画面でまとめられます。ツールを自社で使いこなして運営したい企業向き。開発の手間をかけずに始められます。
#### カコムス
リアル会場では届かない遠方の参加者も集めたい。そんなときカコムスのVRmillionが効きます。3D空間の展示会や交流イベントを、Web上に再現できるバーチャルイベント基盤です。仮想空間ならではの見せ方を試してみたい企業に向いています。
#### オープンNEO
オープンNEOは、配信とオンラインイベントを扱います。撮影から配信、視聴者対応まで、オンライン開催に必要な工程をまとめて任せられます。初めてのウェビナーで何から手を付けるか迷う主催者に向いています。料金は要問合せです。
#### エーイー企画
会場参加とオンライン参加が混在する学術大会は、進行が複雑になります。エー・イー企画は、その学会ハイブリッド運営を得意とします。座長や演者、視聴者の動きが入り組む会議でも破綻なくさばきます。学会運営で失敗したくないときに頼れます。
社内イベント
社内イベント型は、キックオフや周年、表彰式など社内向けに特化します。会場や備品の手配、司会や演出、当日運営までワンストップで頼める顔ぶれ。従業員のエンゲージメントを上げたい人事や総務が主に発注します。
#### GROWS
GROWSは、社内イベントの企画と運営を引き受けます。キックオフや表彰式、懇親会など、社員が集まる場の設計から当日運営まで任せられます。社内の一体感づくりを外部の力で進めたい人事や総務向き。料金は要問合せ。
#### ゼロイン
社内行事の幹事を任されると、通常業務と両立できずに手が回らなくなります。ゼロインは、そんな社内イベントと福利厚生の運営を支えます。企画から手配、当日運営まで引き受け、担当者の負担を軽くします。社内行事が特定の人に集中しがちな会社ほど、頼るメリットが大きくなります。
#### NEO FLAG.
NEO FLAG.は、社内キックオフやパーティーの企画演出を手掛けます。会場や備品の手配、キャスティング、音響機材までワンストップでそろえます。懇親会を盛り上げる演出をまとめて頼める会社です。料金は要問合せです。
#### リンクイベントプロデュース
リンクアンドモチベーショングループで社内イベントを引き受けるのが、リンクイベントプロデュースです。組織づくりのノウハウを土台に、社員の意識やつながりを動かす場を設計します。イベントを組織開発の一部として位置づけたい企業に合っています。料金は非公開です。
#### JTBコミュニケーションデザイン
JTBグループでMICEと社内イベントを扱うのが、JTBコミュニケーションデザインです。旅行会社の基盤を生かし、宿泊や移動を伴う大規模な社員イベントもまとめて手配できます。全国から社員を集める周年行事や研修で強さを見せます。料金は要問合せ。
体験型
座って話を聞くだけの研修や式典に、物足りなさを感じたことはないでしょうか。体験型の各社は、謎解きやチャンバラ、宝探しなど、参加者が体を動かして楽しむコンテンツを持ちます。チームビルディングや集客の仕掛けとして使われています。
#### IKUSA
参加者が刀を手に本気で走り回る。IKUSAのチャンバラ合戦は、そんな体験型コンテンツです。謎解きやオンライン運動会など種類も豊富で、年間1,600件以上の実施実績があります。座学では出ない一体感を狙う社内イベントの定番。
#### タカラッシュ
タカラッシュが手掛けるのは、謎解きと宝探しのイベントです。街や施設を歩き回るリアル宝探し、周遊型の謎解きなど、参加者を動かす仕掛けをそろえます。商業施設の集客や地域の回遊促進で使われています。
#### イベントプラス
イベントプラスは、親子やファミリー向けの体験型を得意とします。子ども向けのワークショップやステージなど、家族連れが楽しめる企画を用意できます。商業施設や自治体の集客イベントで、休日のファミリー層を呼び込みたいときによく発注されています。
スポーツ
スポーツ型は、マラソンや大会の運営を専門にします。コース設営や計測、ボランティアや救護の手配など、屋外の大人数を安全にさばくノウハウが要ります。実際に、自治体や競技団体からの発注が中心です。
#### ブースト
ブーストが専門にするのは、マラソンやスポーツイベントの運営です。コース設営やランナー対応、給水や救護の段取りまで、屋外の大会運営に慣れています。参加者の安全を守りながら大人数をさばく現場に強みがあり、自治体や競技団体からの発注が中心です。
#### スポーツワン
号砲から表彰まで、大会は止められない一発勝負です。スポーツワンは、そのスポーツイベント運営を専門にします。競技の進行や記録、会場の動線設計までを現場で回します。ぶっつけ本番の大会で失敗したくない主催者から選ばれています。
#### テクノプラン
テクノプランは、スポーツの計測と大会運営を手掛けます。着順判定やタイム計測、記録の集計など、数字が絡む裏方に強みがあります。正確な記録が求められる競技会で、計測と運営をまとめて任せられます。
運営レンタル地域
運営レンタル・地域型は、会場設営と当日運営、機材レンタルを現場で回します。全国や特定エリアに拠点を持ち、テントや音響を持ち込んで人手も出す顔ぶれ。企画は自社で持ち、手足だけ借りたいときの選択肢になります。
#### セレスポ
セレスポは、全国47都道府県で会場設営と運営を手掛けます。セレモニーやスポーツ、地域イベントまで手広く扱っています。上場企業(9625)、資本金13.7億円、従業員約400名です。全国どこでも同じ品質で回したい主催者から選ばれています。
#### シミズオクト
シミズオクトは、会場運営と警備、設営をまとめて引き受けます。舞台美術から施設管理、警備まで、イベントの裏方をそろえたスペシャリスト集団です。大観衆が集まる会場ほど、この総合力が生きます。
#### イベント21
急に人手や機材が足りないとき、全国どこでも駆けつけるのがイベント21です。29拠点を構え、テントや音響のレンタルから当日運営まで対応します。企画は自社で持ち、現場だけ切り出して任せたい主催者に向いています。
#### マッシュ
マッシュは1981年設立、現場運営の請負とスタッフ手配を手掛けます。会場施工から当日運営まで、年間約9,200件の現場を回しています。外部スタッフの手配網を使い、大人数の現場もさばきます。
#### 埼玉シミズ
埼玉近辺のイベントなら、地元に強い埼玉シミズが候補です。埼玉を中心に地域の会場運営を手掛け、会場事情に詳しく、設営から当日運営まで地域密着で対応します。首都圏でも埼玉寄りの案件で頼れる存在。
#### トップスプラン
東北でイベントを打つなら、仙台拠点のトップスプランが選択肢に入ります。企画から設営、当日運営まで、東北エリアで一貫して任せられます。地元で会場や人手を確保しながら進めたい主催者向き。東北案件の相談先。
#### レイ
ステージの照明や映像が決まると、会場の空気が一段変わります。レイは、映像・照明・音響をまとめて手掛けます。演出技術を社内でそろえ、企画から機材オペレーションまで対応します。見せ場の演出にこだわりたい案件でよく指名されます。
プロモーション花火
プロモーション・花火型は、街頭サンプリングや花火大会など、屋外の集客施策に強い顔ぶれです。スタッフ手配や許認可まわりの段取りに慣れています。地域イベントや商品PRを仕掛けたい企業に向いています。
#### ruberus
ruberusは、街頭サンプリングとプロモーションを扱います。配布スタッフの手配、配布場所の選定、許認可の段取りまでまとめて任せられます。商品を手に取ってもらう接点を街なかでつくりたい企業に向いています。料金は要問合せです。
#### ポイントラグ
ポイントラグは、プロモーションとスタッフ手配を手掛けます。イベントコンパニオンやキャンペーンスタッフを、必要な人数だけ現場に送り込めます。人の手が急に必要になったプロモーションでよく頼られます。
#### イケブン
イケブンは、花火大会と地域イベントを手掛けます。打ち上げの演出から会場運営、警備の段取りまで、屋外の大人数イベントに慣れています。夏祭りや周年の花火を仕掛けたい自治体や企業に向いています。
自社の目的から逆引きするイベント運営会社の選び方
会社の一覧から一社ずつ調べても、迷いはなかなか減りません。順番を逆にして、先に自社イベントの目的を一言にすると、候補は一気に絞り込めます。目的が決まったら、規模の違いと発注の分け方で、さらにふるいにかけられます。
イベントの目的からタイプを絞る
外注を考え始めた担当者が最初に詰まるのは、「結局どの会社に頼めばいいのか」というところです。イベント会社も制作会社も代理店も、違いが分かりづらいまま候補だけが増えていきます。
分かれ道になるのは、イベントのイメージがまだ固まっていない状態で相談し、0から企画を出してほしいのか、それともやることは決まっていて実行だけを頼みたいのか、という違いです。
たとえば前者なら、コンセプト立案から会場手配、当日運営まで丸ごと任せられる会社が向きます。イメージが固まっていない段階でも、企画から支援してもらえます。
一方、台本も会場も自社で決まっていて実行部分だけを預けたいなら、その工程を任される会社に絞ったほうが動きが早く、余計な企画料も乗りません。
「商品やサービスをPRしたい」「大規模なセレモニーを開きたい」「街頭でサンプリングをしたい」。目的を一文にすると、必要な会社の輪郭が見えてきます。
規模別の見分け方
会社の規模は、大きく大手・地域密着型・専門特化型の3つに分けられます。
大手の強みは、全国規模のイベントへの対応力と、メディアとのパイプによる集客効果です。コストは高くつきやすく、当日は日雇いのアルバイトが多いため、運営スタッフの質にばらつきが出ることもあります。
一方で、地域密着型はフットワークが軽く、急なイベントにも対応しやすいでしょう。自社スタッフが動くケースが多く、地元メディアとのパイプも強みです。ただし全国規模や大人数のスタッフが必要なイベントには手が回りません。
専門特化型は、特定分野なら大手顔負けのクオリティを出し、他社では出てこない独自の企画を持ち込みます。もっとも、専門外のイベントになると、その強みは活きません。
1社完結か分けて発注するか
では、運営会社1社に丸ごと頼むのと、業種ごとに分けて発注するのとでは、どちらがよいのでしょうか。
大規模なイベントには、企画制作・広告代理店・人材派遣・会場設営・映像音響・ケータリング・警備・運輸物流と、多くの業種が関わります。
たとえば東京ゲームショウのような催しでは、企画会社がコンセプトを立て、代理店がプロモーションを仕切ります。会場設営会社がブースを組み、映像・音響会社が環境を整え、人材派遣会社がスタッフを出し、警備会社が安全を守る、という分担です。
一社に丸ごと頼めば、窓口が一つで済んで楽です。その会社の得意分野から外れる部分は下請けに外注され、そこに中間マージンが乗る場合があります。
逆に、得意な会社を業種ごとに直接発注すれば、マージンは抑えられます。そのぶん、複数の窓口を自社でまとめる手間が増えます。
手間を減らして丸ごと任せるか、マージンを削って自社で束ねるか。社内にイベント全体を仕切れる人手がどれだけあるかで、向く発注の形が変わります。
イベント運営会社に依頼できる業務の範囲
企画会社なのか制作会社なのか、それとも代理店なのか、看板の違いが分からないまま問い合わせる前に手が止まる担当者もいます。
任せられる業務は、目的や予算のヒアリングを起点にした企画づくりから、会場の設営、当日の受付や進行まで及びます。
企画制作
企画制作で任せられるのは、目的や規模、予算のヒアリングから始まる一連の設計です。イベント要件を整理し、内容や開催方法、時期を提案し、当日の進行台本や演出プランに落とし込むところまでが対象になります。たとえばVRを使ったバーチャル形式や、オンラインとリアルを組み合わせた形式など、自社だけでは組み立てにくい企画を出してくれる会社もあります。
ここで多くの担当者が迷うのが、どこまで自社で持ち、どこから頼むかの線引きです。
企画の骨子だけ社内で決めて演出や制作を外に出す進め方もあれば、要件のヒアリングから丸ごと預ける進め方もあります。会社によっては企画から現場運営まで一貫して自社で行うところもあれば、代理店のように外部業者と連携して束ねるところもあり、頼める範囲は一律ではありません。
そのため、初めての主催でつまずきやすい確認ポイントを先に見ておくと、外注先との会話もスムーズになります。
▶ イベント企画の注意点とは？初めての主催で失敗を防ぐ確認ポイントを解説！
会場設営
会場設営で運営会社が引き受ける範囲は、会場の下見や手配から始まります。ステージや展示ブースの設営、音響・照明機器の設置、映像演出のセッティングまでが対象です。
たとえば大規模な音楽フェスや展示会では、会場設営から入場整理、チケットもぎり、警備までを一社がまとめて引き受ける現場もあります。
会場設営を自社に持たない会社でも、外部の施工業者や機材会社と連携し、スケジュールの調整までまとめて引き受けます。ただし設営と撤去は時間の制約が厳しく、夜間に及ぶ作業が発生するケースです。
運営会社に相談する前に、会場そのものの下見や契約で確認すべき点を自社でつかんでおくと、見積もりの精度も上がります。
▶ イベント会場の選び方とは？下見・契約前に確認すべきことを解説
運営管理
当日の受付やトラブル対応まで任せられるか不安、という担当者は多いはずです。運営管理では、ディレクターやスタッフを派遣し、受付や来場者の誘導、会場内の案内といった現場の動きを回すのが仕事です。
たとえば、進行が予定通りに進むようスタッフの配置と進行を管理し、想定外の遅れや機材の不具合が起きたときの対応もここに入ります。
運営に含まれるのは進行だけではなく、警備や清掃、撤収後の物品管理まで広がる現場です。担当者が当日に走り回る場面は、頼み方しだいでかなり減らせます。
どの業務まで含めるかは契約の範囲で決まるため、受付だけ、進行だけといった切り分けで頼むことも可能です。どこまでを外部に切り分けるか判断に迷ったら、当日の役割分担とチェックリストを一度自社で洗い出してみると、依頼範囲の輪郭がはっきりします。
▶ イベント運営の流れ・役割分担・チェックリストなど、初担当者向けに解説！
イベント運営会社に集客やチケット販売まで任せられるか
集客とチケット販売がどこまで運営会社の対応範囲に入るかは、見積もりを取る段階でおおよそ判別できます。運営は任せられても、来場者を呼び込む工程や販売の窓口は発注側が抱える、という分担になっている会社もあります。
見積もり段階で対応範囲を確認する
見積書を受け取ったら、集客とチケット販売の行が入っているかをまず探します。当日の設営・運営・撤去だけが並んでいて、来場者を呼び込む工程や販売の窓口に触れていなければ、そこは発注側で抱える範囲。この線引きが最初の確認点になります。
ただし、集客の項目があった場合でも、何をどこまでやるのかは一段掘って聞かないと見えてきません。たとえばSNSでの告知までなのか、ターゲット層に合わせた告知の設計から入るのか、当日までの申込状況を見て手を打ち直すところまで含むのか。同じ「集客」の一語でも、抱える手間はまるで変わってきます。
チケット販売も同じで、販売チャネルをどこにするか、価格をいくらに置くか、売上目標に向けて途中で動かすかどうかまでは見積書に書かれていません。
そのため、ここを詰めずに進めると、運営会社は運営を、集客と販売は自社を、という分担のまま本番を迎えることになります。集客のノウハウを持たない会社に一式を任せた結果、人がほとんど集まらず閑散とした会場になるケースもあります。
見積書の一行ずつが、自社がやることと会社がやることの境界線です。運営会社が集客まで抱えない場合は、委託・SaaS・自社直販といった販売方法の違いを先につかんでおくと、自社で持つべき範囲を判断しやすくなります。
▶ チケット販売方法は3種類！委託・SaaS・自社直販の特徴と選び方など解説！
提案の質を見積書で見分ける
依頼した内容をそのまま実行するだけの会社と、イベントの目的から逆算して企画を組み直し、集客から当日後のフォローまで考える会社では、出てくる見積書の中身が違います。
前者の見積書は、頼んだ作業がそのまま項目に並ぶだけ。後者は、相談の段階で会場探しや構成、当日までのスケジュールまで踏み込んだうえで見積もりを出してくるため、こちらが言語化できていなかった工程が項目として現れます。実際に、提案から見積もりの提出までは料金が発生しない会社も多く、この段階のやり取りで企画力の差はかなり見えてきます。
もっとも、知名度や会社の規模が大きいほど安心、という見方はここでは当てになりません。自社のイベントが何を達成したいのか、その目的に見積書の中身が噛み合っているかで会社を絞り込む方が確かでしょう。
イベント運営会社の料金相場
料金を調べても、多くの会社は要問合せで金額を出していません。相場を掴もうにも、横並びで比べられる材料がなかなか出てきません。
そこで掲載した各社を数えてみると、料金を公式サイトに載せている会社がどれだけあるかが見えてきます。
料金を公式公開している会社は50社中何社か
今回取り上げた50社のうち、料金を公式サイトで実額まで公開しているのはブイキューブ1社のみでした。残り49社は非公開または要問合せです。
ブイキューブは、付帯業務お任せプランで50万円〜と明示しています。ただし下限の表記だけで、上限は書かれていません。金額を先に見せる会社は、50社中これ1社だけです。
実際に、ほかの会社はサイトを開いても料金表が出てきません。総合企画型も配信オンライン型も、並んでいるのは要問合せの一言です。同じ配信オンライン型でも、金額を出す会社と出さない会社が混在しています。最初の一社を選ぶ段階で、金額の物差しがそろいません。
料金が要問合せになりやすい理由
なぜ大半が要問合せなのか。答えは案件の中身にあります。
イベント運営の仕事は、会場の規模も演出も動員数も、案件ごとに違います。定型プランに収まりにくいオーダーメイドが基本です。だから一律の料金表が作れません。サイトに金額を載せても、実際の見積もりとずれてしまいます。
そのため多くの会社は、料金表を置かずにまずはお問い合わせくださいとだけ記しています。金額は、やりたいことを伝えてからでないと出てきません。
外注先のイベント運営会社選びで後悔しないための注意点
知っている会社にそのまま頼んで、費用が適正かも提案の質が良いかも分からないまま当日を迎えた。外注の後悔で多いのが、この決め方です。
相見積もりの狙いは、金額の安さを競わせることにはありません。提案の中身を並べて比べるための手順です。
相見積もりで提案の中身を比較する
取引先から紹介された1社へ、そのまま発注してしまいがちです。この決め方が一番ラクだからです。
ただし、それだけだと費用が適正かどうかの基準が持てません。提案の質が高いのか低いのかも、比べる相手がいなければ判断できません。
横並びにして初めて、金額の差も提案の差も見えてきます。2〜3社に同じ条件で見積もりを依頼するのが目安です。
見るのは総額に限りません。同じ予算でどこまでの企画を出してくるか、会場手配や集客まで含むのか、当日の運営体制は何人か。項目の中身が会社ごとに割れます。
依頼先には、比較のために複数社へ声をかけている旨を先に伝えておくと、各社も本気度の高い提案を出しやすくなります。
得意ジャンルのミスマッチを避ける
大手に頼めば安心とは限りません。数百人規模の社内表彰式を任せると、大型プロジェクトの合間で優先度が下がりかねない、という取りこぼしが起こります。
逆のミスマッチも起きます。特定ジャンルに特化した会社へ企画から集客まで一式任せた結果、専門外の部分だけ手薄になったというケースです。
実際に、判断材料になるのは、会社ごとに分かれる実績の色です。社内イベントに強い会社、展示会やプロモーションに強い会社と、得意ジャンルはそれぞれ違います。見るべきは規模や知名度ではなく、自社がやりたいイベントと似た案件が過去の事例に並んでいるかです。
イベントの企画外注と並行して、チケット販売や電子チケットの仕組みを整えるなら、チケミーの相談窓口が使えます。
よくある質問
依頼から開催まではどのくらい前に相談すべきか
依頼から開催まで、早めに相談するほど候補社を確保しやすくなります。
たとえば企画から作り込む場合は、会場の空き状況や協力会社のスケジュールを確保する時間がかかります。開催日から逆算し、実行だけを頼む場合より早い段階で依頼先に声をかけておくと安心です。
小規模なイベントでも運営会社に依頼できるか
「規模が小さいと断られるのでは」と不安に思う担当者もいますが、依頼できる運営会社は数多くあります。
もっとも、最低受注金額を設けている会社もあるため、見積もり依頼の段階で対応可否を確認しておくと確実です。
大手と中小のイベント会社はどちらが良いか
大手だからといって、名前を知っているかどうかは安心の判断材料にはなりません。
中小の会社を含めて、案件の規模とジャンルへの適合度で選ぶほうが確実です（詳しくは「規模別の見分け方」を参照）。
費用が予算内に収まるか不安なときはどうすればよいか
「見積もりを取ったら費用が予算内に収まらなかった」という不安は、業務範囲を確認しないまま依頼した場合に起きやすくなります。
実際に、集客やチケット販売まで含めるかどうかで金額は変わるため、範囲を先に決めてから相談すると認識のずれを防げます。
まとめ
企画から当日の運営までをまとめて外注できるのが、イベント運営会社です。総合大手からプロデュース、BtoB展示会、MICE、配信、社内イベント、体験型まで、得意ジャンルは会社ごとに分かれています。数多くの会社を並べても、規模の大きさと自社イベントへの合致は別の話でした。
料金を公式サイトに載せている会社は少なく、多くが要問合せの表記です。金額が読めない以上、複数社に同じ条件で相談し、見積書の中身を突き合わせる形になります。安いかどうかよりも、提案にどこまで含まれているかを見る作業です。
相談から提案までの目安は、簡単な内容で2〜3日、企画やデザインが必要なら2〜3週間ほど。開催日から逆算して早めに動くほど、比較できる会社の幅も広がります。
大手なら安心という前提で一社に絞る前に、自社イベントの目的タイプに合う会社を数社残しておくと、金額の比較もしやすくなります。
企画外注と並行してチケット販売や電子チケットの体制も整えたい場合は、チケミーの相談窓口から相談できます。