自治体のイベント運営や施設管理で悩みを抱えていませんか？人手不足、コスト管理、チケット販売の煩雑さなど、様々な課題に直面しているのではないでしょうか。
本記事では、これらの問題を解決する鍵となる「チケット販売システム」について詳しく解説します。
自治体イベントの課題とは？
自治体が主催するイベントは、地域の活性化や住民サービスの向上に重要な役割を果たしています。しかし、その運営には多くの課題が存在し、効率的な運営を妨げています。これらの課題を理解し、適切に対処することは、イベントの成功と住民満足度の向上につながります。
ここでは、自治体イベントが直面する主要な3つの課題について詳しく探っていきます。
人手不足で受付が大変…
自治体イベントの受付業務は、慢性的な人手不足に悩まされています。この問題は、イベントの規模や性質に関わらず、多くの自治体が共通して直面している課題です。
まず、イベント開始直前や人気の時間帯には、受付に長蛇の列ができがちです。これは参加者の不満を招くだけでなく、イベントの円滑な進行にも支障をきたします。特に高齢者や子供連れの参加者にとって、長時間の待機は大きな負担となります。
次に、予算や人員の制約により、十分な数の受付スタッフを確保するのが困難です。多くの自治体では、正規職員の数が限られており、臨時職員やボランティアに頼らざるを得ない状況です。しかし、これらの一時的なスタッフの確保と教育にも時間とコストがかかります。
さらに、手作業での受付は時間がかかり、ミスのリスクも高くなります。名簿との照合、チケットの発行、現金の取り扱いなど、複数の作業を同時に行う必要があり、スタッフの負担が大きくなります。これは、特に大規模なイベントや複数の料金体系がある場合に顕著です。
これらの問題は、単に受付業務の非効率さだけでなく、イベント全体の質や参加者の満足度にも大きな影響を与える可能性があります。
チケットの印刷コストがかかる
従来の紙チケットシステムは、多くの自治体にとって予想以上に大きな財政的負担となっています。この問題は、特に予算が限られている小規模な自治体や、頻繁にイベントを開催する自治体にとって深刻です。
まず、高品質で偽造防止機能付きのチケットを印刷するには、相応のコストがかかります。単なる紙切れではなく、特殊なインクや用紙、セキュリティ機能を使用する必要があり、これらは決して安価ではありません。さらに、大量印刷によるコスト削減も、イベントの規模や頻度によっては限界があります。
次に、イベントごとに異なるデザインを作成する場合、デザイン料が発生します。これは、イベントの魅力を高め、記念品としての価値を付加する上で重要ですが、毎回のデザイン費用は決して無視できない金額になります。特に、専門のデザイナーに依頼する場合、その費用は更に高額になる可能性があります。
さらに、チケットの在庫管理も大きな課題です。イベントの集客状況を正確に予測することは困難であり、過剰に印刷してしまうと無駄になり、逆に印刷が足りないと機会損失につながります。
加えて、チケットの配送や販売管理にも費用が発生します。前売りチケットを郵送する場合の郵送料、販売所での管理費用、現金の取り扱いに関するセキュリティ対策など、直接的な印刷コスト以外にも多くの関連費用が発生します。
当日券の管理が難しい
自治体イベントにおける当日券の管理は、多くの課題を抱えています。この問題は、イベントの規模や性質に関わらず、ほぼすべての自治体イベントに共通して見られる課題です。
まず、当日の需要予測が非常に難しいという点があります。天候、他のイベントとの競合、突発的な出来事など、多くの要因が当日の参加者数に影響を与えます。このため、適切な数の当日券を準備することが困難で、用意しすぎれば無駄になり、少なすぎれば機会損失につながります。
次に、当日券の販売には追加の人員が必要となります。既に人手不足に悩む受付業務に、さらなる負担をかけることになります。特に、イベント開始直前は最も混雑する時間帯であり、スムーズな対応が求められますが、長蛇の列ができることも少なくありません。
さらに、現金管理のリスクも無視できません。当日券の販売は主に現金で行われることが多く、これは盗難や紛失のリスク、また会計処理の複雑さをもたらします。特に大規模なイベントでは、大量の現金を扱うことになり、セキュリティ面での懸念が高まります。
最後に、当日券の発行と管理は、イベントの円滑な進行を妨げる可能性があります。参加者の入場を遅らせ、イベントのタイムスケジュールに影響を与えることもあります。特に、座席指定のあるイベントでは、当日券購入者の座席割り当てに時間がかかり、開始時間に遅れが生じることもあります。
なぜ自治体にチケット販売システムが必要？
自治体におけるチケット販売システムの導入は、単なる技術的な更新以上の意味を持ちます。
以下では、チケット販売システムが自治体にもたらす主要な利点について詳しく見ていきます。
人手不足解消で業務効率化
チケット販売システムの導入は、人手不足に悩む自治体の受付業務に革命をもたらします。
まず、オンラインでのチケット販売により、窓口での対応が大幅に減少します。これにより、限られたスタッフをより重要な業務に振り分けることが可能になります。
次に、自動化されたチケット発行システムにより、当日の受付業務が格段にスムーズになります。QRコードや電子チケットの導入により、参加者の入場処理が迅速化され、長蛇の列や混雑が大幅に緩和されます。これは、特に大規模なイベントや人気の高いイベントで顕著な効果を発揮します。
さらに、システムによる自動的な参加者管理により、名簿作成や参加状況の確認といった煩雑な作業が簡素化されます。これにより、イベント運営に関わるスタッフの負担が軽減され、より質の高いイベント内容の企画や参加者とのコミュニケーションに時間を割くことができます。
加えて、24時間365日のチケット販売が可能になることで、住民の利便性が大きく向上します。勤務時間外でも、住民は好きな時間にチケットを購入できるようになり、自治体側も常時人員を配置する必要がなくなります。
印刷コスト削減でムダを省く
チケット販売システムの導入は、自治体の予算管理、特に印刷コストの削減に大きく貢献します。
従来の紙チケットシステムでは、高品質な用紙や特殊インク、偽造防止技術などにより、予想以上に高額な印刷コストが発生していました。電子チケットシステムの導入により、これらの費用を大幅に削減することができます。例えば、1枚あたり数十円から数百円かかっていた印刷コストがほぼゼロになるケースも珍しくありません。
また、イベントごとに異なるデザインを作成する必要がなくなるため、デザイン料の削減にもつながります。電子チケットでは、テンプレートを使用しつつ、各イベントの情報を簡単に変更することができます。これにより、デザインの一貫性を保ちながら、コストを抑えることが可能になります。
さらに、チケットの在庫管理に関する問題も解消されます。紙チケットでは、需要予測の誤差により、過剰印刷や印刷不足が生じることがありましたが、電子チケットではこの心配がありません。必要な分だけ即時に「発行」できるため、在庫の無駄がなくなり、保管コストも削減できます。
加えて、チケットの配送コストも大幅に削減されます。電子チケットはメールやアプリを通じて配信されるため、郵送料が不要になります。これは、特に広域から参加者を集めるイベントで大きな節約につながります。
データ活用で的確な施策立案
チケット販売システムの導入は、自治体にとって貴重なデータ源となり、より効果的な施策立案を可能にします。
まず、リアルタイムの販売データにより、イベントの人気度や集客状況を即座に把握することができます。これにより、追加セッションの開催や、逆に規模の縮小など、柔軟な対応が可能になります。例えば、チケットの売れ行きが好調な場合、迅速に追加公演を決定し、より多くの人々に参加機会を提供できます。
次に、過去のイベントデータの蓄積と分析により、長期的なトレンドや住民のニーズを把握することができます。特定のジャンルのイベントが常に人気があることが分かれば、そのジャンルに注力した企画を立てることができます。
さらに、購入者の属性データ（年齢層、居住地域など）を分析することで、ターゲットを絞った広報活動や、特定の層に向けたイベントの企画が可能になります。
加えて、アンケート機能を組み込むことで、参加者の満足度や改善要望を効率的に収集することができます。これにより、イベントの質を継続的に向上させ、住民ニーズにより適合したサービスを提供することが可能になります。
スムーズな受付で混雑解消
チケット販売システムの導入により、イベント当日の受付プロセスが劇的に改善されます。
まず、電子チケットやQRコードの活用により、入場処理が格段に速くなります。従来の紙チケットでは、スタッフが一枚一枚目視で確認し、半券を切り取るなどの作業が必要でしたが、電子システムではスキャンするだけで瞬時に処理が完了します。これにより、1人あたりの入場処理時間が数十秒から数秒に短縮され、全体の待ち時間が大幅に減少します。
次に、事前チェックイン機能の導入により、さらなる時間短縮が可能になります。参加者がスマートフォンなどで事前にチェックインを済ませることで、当日の手続きを最小限に抑えることができます。これは特に大規模なイベントで効果を発揮し、入場口での滞留を防ぎます。
このように、チケット販売システムの導入は、単に待ち時間を短縮するだけでなく、イベント全体の雰囲気を改善し、参加者の満足度を大きく向上させる効果があります。これは、自治体イベントの評価を高め、リピーターの増加にもつながる重要な変革といえるでしょう。
予算管理の精度が向上
チケット販売システムの導入は、自治体イベントの予算管理に革命をもたらします。
まず、リアルタイムの販売データにより、収入の把握が即時かつ正確になります。従来の紙チケットや現金ベースの販売では、最終的な売上が確定するまでに時間がかかり、途中経過の把握も難しいものでした。しかし、電子システムでは販売と同時に収入が記録されるため、任意の時点での収入状況を瞬時に確認できます。これにより、イベント中でも収支状況に応じた迅速な意思決定が可能になります。
次に、詳細な販売データの分析により、より精緻な予算計画が立てられるようになります。過去のイベントデータを細かく分析することで、チケットの種類別の販売傾向、早期割引の効果、キャンセル率などを正確に把握できます。これらの情報を基に、次回のイベントではより現実的で効果的な予算策定が可能になります。
さらに、複数のイベントや施設を横断した予算管理が容易になります。統一されたシステムを使用することで、異なるイベントや施設間での比較分析が可能になり、自治体全体としての最適な資源配分を検討できるようになります。
多様な支払い方法に対応
チケット販売システムの導入により、自治体イベントにおける支払い方法が大きく多様化します。
まず、クレジットカード、電子マネー、QRコード決済など、様々なキャッシュレス決済に対応することが可能になります。これにより、参加者は自分の好みや所持している決済手段に応じて柔軟に支払いを行うことができます。特に若年層や都市部の住民にとっては、キャッシュレス決済が当たり前となっており、この対応は利便性を大きく向上させます。
次に、前払い方式の導入により、当日の現金取り扱いを最小限に抑えることができます。これは、現金管理に伴うリスクを大幅に軽減し、スタッフの負担を減らすとともに、セキュリティの向上にもつながります。
さらに、海外からの観光客や在住外国人に対しても、より便利なサービスを提供できるようになります。多言語対応の決済システムや、海外発行のクレジットカードへの対応により、言語や通貨の壁を越えたスムーズな参加が可能になります。
チケット販売システム選びで自治体が注意すべきポイントは？
自治体がチケット販売システムを選ぶ際には、単純な機能比較だけでなく、長期的な視点からの検討が必要です。特に、初期コストと運用コストのバランス、セキュリティ、他システムとの連携性、そしてサポート体制などが重要なポイントとなります。
以下では、これらの要素について詳しく見ていきます。
他システムとの連携性を確認
チケット販売システムを選ぶ際、他の既存システムとの連携性は非常に重要な検討ポイントです。適切な連携により業務効率が大幅に向上し、長期的なコスト削減につながる可能性があります。
まず、自治体の既存の会計システムとの連携可能性を確認します。販売データを自動的に会計システムに反映できれば、手作業での入力が不要になり、人的ミスのリスクも低減します。APIを介した連携が可能かどうか、どの程度のカスタマイズが必要かを確認しましょう。カスタマイズには追加コストがかかる可能性がありますが、長期的な業務効率化とコスト削減効果を考慮して判断する必要があります。
次に、顧客管理システム（CRM）との連携も重要です。チケット購入履歴や顧客情報をCRMと連携させることで、よりきめ細かな顧客サービスや効果的なマーケティングが可能になります。例えば、過去の購入履歴に基づいておすすめのイベントを提案したり、リピーター向けの特別オファーを行ったりすることができます。この連携機能の有無や連携の容易さは、システムの選択に大きな影響を与える要素となります。
また、自治体の公式ウェブサイトやSNSアカウントとの連携も検討すべきポイントです。イベント情報やチケット販売状況を自動的にウェブサイトやSNSに反映できれば、広報業務の効率化につながります。この機能の実装には追加コストがかかる可能性がありますが、人手をかけずに常に最新の情報を発信できるメリットは大きいと言えるでしょう。
さらに、決済システムとの連携も重要です。クレジットカード決済、電子マネー、QRコード決済など、多様な決済手段に対応しているかどうかを確認します。決済システムとの連携には通常手数料がかかりますが、利用者の利便性向上と収益機会の拡大につながる重要な投資と考えられます。決済手数料の比較も忘れずに行いましょう。
サポート体制の充実度
チケット販売システムの安定運用を確保するためには、ベンダーのサポート体制の充実度が極めて重要です。初期導入コストだけでなく、運用段階でのサポートコストも含めて総合的に評価する必要があります。
まず、カスタマーサポートの対応時間と方法を確認します。24時間365日対応可能か、電話、メール、チャットなど、どのような手段でサポートを受けられるかを確認しましょう。特に、イベント開催中の緊急時対応が可能かどうかは重要なポイントです。24時間対応のサポートは通常追加コストがかかりますが、トラブル発生時の迅速な解決によるダメージ軽減効果を考えると、十分に価値のある投資と言えるでしょう。
次に、システムのアップデートやメンテナンス体制についても確認が必要です。定期的なアップデートの頻度、セキュリティパッチの適用タイミング、大規模なバージョンアップの際の対応などを確認しましょう。頻繁なアップデートは安定性とセキュリティの向上につながりますが、その分の保守コストが発生することを念頭に置く必要があります。
さらに、障害発生時の対応プロセスと保証内容も重要なポイントです。特に稼働率の保証や障害時の復旧時間の保証などを確認します。
これらの事を確認することによって、チケット販売においての業務改善やリスクの回避、非常時にイベントへの影響を軽減することができます。
チケット販売におすすめのサービスとは？
- チケミー
チケミー：https://ticketme.io/
チケミーは、個人や小規模な団体でも簡単にQRコード電子チケット販売ができるサービスです。チケミーを使えば、自分で設定したチケット価格で、24時間いつでもどこでも日本は勿論のこと他のプレイガイドでは販売しにくい海外の人々にもオンラインでチケットを販売することができます。
チケミーの一番の特徴は、チケットが２次流通（リセール）された場合、売買された額の一部が主催者に支払われる点です。これまで非公式の転売サイトや公式サイトでチケットが売買された場合でも主催者側には還元されることはありませんでした。
チケミーでは2次流通がされるたびに、チケットを発行した主催者に定価との差額の5％～90%が還元されます。２次流通の金額は主催者側が設定できるため予想以上の高騰を防ぐことができます。
また、チケミーではNFTチケットを導入しているためデジタルコレクションとして集めることも可能です。そのためファンに向けたマーケティング施策やリピーターの獲得に使用できます。さらにチケミーのチケットを保有しているユーザーに向けた独自コミュニティを開設することも可能です。
https://www.pref.osaka.lg.jp/o020060/kikaku/osaka-kokusaikinyu/shinsyutsukigyou.html
まとめ
本記事では、自治体イベントの課題から、チケット販売システムの必要性、そしてシステム導入後の変化、さらには選択時の注意点まで幅広く解説しました。
人手不足や印刷コストの問題、当日券管理の難しさなど、自治体イベントが抱える課題に対し、チケット販売システムは効果的な解決策となります。業務効率化、コスト削減、データ活用による的確な施策立案など、多くのメリットをもたらします。
導入後は、受付の混雑解消、予算管理の精度向上、多様な支払い方法への対応、リアルタイムの販売状況把握が可能になります。
チケット販売システムの適切な導入と運用により、自治体イベントの質を向上させ、住民サービスの改善と地域の活性化につなげましょう。
チケットを販売する際にはチケミーがおすすめです。大阪府のホームページで紹介されたり、チケットを販売した実績があります。ぜひご気軽に資料請求して見てください。